Из каких частей состоит проект: Из каких элементов состоит проект? 5 принципов успешного проекта | by Irina Gorbacheva

Из каких элементов состоит проект? 5 принципов успешного проекта | by Irina Gorbacheva

С проектами сталкивался каждый в любой из сфер жизни: переезд, поиск новой работы, изучение языка, ремонт.

В профессиональной сфере это могли быть: открытие ЧП или ООО, выпуск нового продукта, создание рекламной кампании.

Определений термину “проект” существует большое количество и все они зависят от сферы деятельности. Но есть неизменные элементы, присущие любому проекту.

1. Начало и конец

У вас должно быть 2 основные даты проекта: старт и завершение проекта. Проект не может быть бесконечным, у него обязательно есть дата дедлайна.

Сроки проекта могут быть разными — от недели до нескольких лет.

Хороший менеджер проекта должен построить процесс работы так, чтобы уложиться в заданные сроки и не сорвать их.

Бывает так, что с утверждением промежуточных этапов затягивает клиент или увеличивает количество просьб, о которых изначально не договаривались. Тогда сроки приходится увеличивать. Что делать в таких ситуация мы разберем в следующей статье.

2. Цель и результат

У каждого проекта должна быть определенная цель и готовый результат. В идеале, цель и результат должны получить знак равенства в момент дедлайна. В противном случае, вы можете закончить проект, но он будет отличаться от изначальной идеи и не принесет пользы клиенту.

Цель — это то, что позволяет сотрудникам не сбиться с пути при работе над проектом. Ведь иногда появляется соблазн что-то улучшить, переделать или добавить новых задач, которые не планировались.

При работе с долгосрочными проектами стоит периодически возвращаться к вопросу о цели проекта, чтобы не утонуть в улучшениях и фонтане новых идей.

3. Ценность проекта

Иными словами — что клиент/компания выиграет от завершения проекта? Какую проблему он решает?

Например, вы работаете над новой рекламной кампанией продукта “ХХХХ”. После завершения проекта клиент получит новых покупателей, а ваша команда — успешный кейс в портфолио.

Если этого не происходит, то ценность проекта, каким бы красивым или трудоемким он не вышел, равна нулю.

4. Ресурсы, которые нужно умело использовать

Эти ресурсы зависят от объема и сложности проекта — бюджет, количество и уровень специалистов, дополнительное оборудование или материалы.

Например, для создания логотипа вам может понадобится один дизайнер, арт-директор и определенная сумма бюджета. Такой командой не сложно управлять и результат обычно предсказуем.

Для работы над оформлением мероприятия вам понадобится режиссер, декоратор, постановщик света, звукорежиссер, демонтажная бригада, команда, занимающаяся контентом и т.п. При этом бюджет и сроки также ограничены. И задача менеджера проектов завершить проект так, чтобы клиент и команда были удовлетворены, а цель достигнута.

Если совсем по-простому, то вы должны разумно и умело обращаться с деньгами клиента, а также с рабочим временем своей команды.

Photo by Helloquence on Unsplash

5. Коммуникация

Ключевое звено успешного проекта — правильная коммуникация. Вы должны слушать и слушать как клиента, так и команду, с которой работаете.

В наше время коммуникация над проектом может быть личной или удаленной. Разницы в успехе проекта не будет практически никакой, если умело наладить общение.

Не нужно навязывать клиенту то, что ему не нравится или не нужно. Если поставленная задача клиента решает его бизнес-проблему, тогда не стоит влазить с предложениями о дизайне или переделке сайта, о котором он не просил. Единственное, можно дать оценку как професииональной команды, но только после разршения клиентом.

Также коммуникация важна и в работе с командой. Важно доносить четко и понятно задачи, комментарии и пожелания клиента. Работа над проектом в разы ускоряется и успрощается, а также приносит удовольствие тогда, когда исполнители понимают ЗАЧЕМ они это делают.

Поэтому, если после разговора с клиентом появился список правок, нужно донести до команды не только ЧТО нужно сделать, а и ДЛЯ ЧЕГО это делается и почему именно в таком ключе.

Photo by Akson on Unsplash

Реализация проекта зависит от сплоченной работы клиента и команды. И если менеджер проекта будет следовать этим 5 принципам, то успех запуска проета гарантирован.

Как составить план проекта за восемь простых шагов

Четверг. Вечер. Вы знаете, как идут дела у вашей команды, дальнейший план работ намечен. Вы готовы к следующей неделе и впереди у вас прекрасные выходные.

И вдруг начальник приносит вам неожиданную новость. Вам предстоит возглавить новый крупный проект, работать над которым будут несколько команд. Запуск должен состояться уже на следующей неделе. Новость отличная, но над вашими выходными нависла угроза. Вам нужно организовать все как можно скорее. Но когда в проекте принимают участие столько различных сторон, с чего лучше начать?

Процесс составления плана проекта может быть непростым, особенно если речь идет о сложных проектах. По данным Forbes, 25% технологических проектов оканчиваются провалом. Но есть и хорошая новость — вам вовсе не обязательно быть крутым специалистом в управлении проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешный запуск проекта за минимальное время. Чтобы составить план проекта, достаточно восьми простых шагов.

Как составить план проекта за восемь простых шагов…

Шаг 1. Объясните суть проекта ключевым участникам. Определите цели и заручитесь поддержкой

Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что?» и «зачем?». У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.

В ходе первоначальных переговоров постарайтесь найти общий язык, сформулировать цели и определить ценность проекта. На первом этапе планирования вам нужно обсудить потребности и ожидания и заложить основу для определения объема работ по проекту, составления сметы и календарного плана. Все эти данные станут надежной платформой для рабочего плана проекта.

Вопросы, которые нужно согласовать с ключевыми участниками:

  • Как согласуется проект с целями компании?
  • Чего ожидают участники? Что ожидается от них?
  • Каким образом будет измеряться успех?
  • Какими ресурсами вы располагаете?
  • Какие материалы или конечные продукты должны быть созданы при выполнении проекта?

Шаг 2. Составьте список целей, согласуйте OKR и наметьте план

По мнению руководителей высшего звена, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Если у вас нет четкой цели, не будет и связи между требованиями, задачами и сроками, указанными в плане проекта. Но на данный момент у вас уже есть список потребностей основных участников, вы заручились их поддержкой, и пора назначать им цели и ключевые результаты (OKR). OKR — это методика планирования и постановки целей, которая стала известной благодаря таким компаниям, как Intel и Google. Ваш проект должен быть согласован с корпоративными OKR и с OKR вашей команды.

Попытайтесь записать цели проекта на доске планирования проекта и свяжите их с требованиями ключевых участников, которые обязательно нужно удовлетворить. От этой исходной точки начинайте выстраивать структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения целей. Вехи могут выполнять роль контрольных точек на протяжении всего проекта и помогать участникам следить за ходом выполнения работ, оценивать прогресс и помнить об ожиданиях.  

Шаг 3. Создайте документ с описанием объема работ по проекту

Вы составили предварительный план, согласовали задачи и цели и заручились поддержкой команды. Теперь пришла пора составить описание объема работ по проекту и подробно задокументировать все элементы проекта, перечисленные в пункте 2.

Взгляните на каждый из отчетных материалов и определите серию задач, которая должна быть выполнена для создания данного материала. Для каждой задачи укажите продолжительность ее выполнения, необходимые ресурсы и ответственного исполнителя.

Доработайте и запишите все сведения о проекте, чтобы ваши сотрудники смогли пользоваться единым источником достоверной информации. Обеспечьте свободный доступ к этому документу, например, разместив его в системе управления проектами, чтобы предотвратить возможные недоразумения, которые ведут к лишним затратам.

Хотя подготовка документации об объеме работ по проекту должна быть стандартной процедурой, каждый четвертый менеджер проекта, принявший участие в опросе об управления проектами Wellingstone State, признался, что «никогда» не занимался подготовкой таких документов или составлял их «изредка». Создание такой документации даст вам преимущество и поможет всем участникам проекта быть в курсе событий.

Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта

Когда цели, задачи и вехи уже намечены, пора приступить к составлению календарного плана. Диаграмма Ганта — удобный инструмент, позволяющий представить временную шкалу проекта в наглядном виде. Эта интерактивная временная шкала дает полное представление о ходе выполнения проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости указывают, какие задачи необходимо выполнить до начала других задач. При планировании сроков используйте подзадачи, чтобы разбивать задачи на более удобные элементы. Это упрощает последующее составление отчетов и управление загруженностью команды. Давайте дадим определения:

  • Задачи — это отдельные операции, которые необходимо выполнить для достижения целей.
  • Подзадачи с длительностью не более пары дней позволяют разбить задачу на более мелкие составные этапы.
  • Вехи — крупные этапы или события в ходе проекта, помогающие в разбиении проекта. Вехи можно использовать в качестве контрольных точках на протяжении работы над проектом.

Совет от профессионала. Хотите узнать секрет? Настраивая сроки задач, добавляйте к ключевым задачам буферное время, чтобы у вас была возможность для маневра. Например, если клиенту потребуется дополнительное время для утверждения или участник команды неожиданно заболеет. В идеальном мире некоторые задачи можно сделать за день. Возможно, стоит запланировать для них два дня. Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. В будущем вы скажете себе спасибо.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Под ресурсами обычно подразумевается персонал, оборудование или деньги, необходимые для выполнения проекта. Выбрав инструменты и получив финансирование, не забудьте и про нужных специалистов. Даже люди, умеющие составлять рабочий план проекта и делавшие это сотню раз, могут недооценить свои потребности в рабочей силе.

Схема распределения ответственности поможет вам определить, кто будет выполнять ту или иную работу по проекту. Это таблица с перечислением всех задач по проекту и указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). Шаблон схемы распределения ответственности для скачивания вы найдете по ссылке.

Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников. Четко определите круг обязанностей и ожидания, которые возлагаете на каждого из них. Не забывайте, что 95% сотрудников работают с более чем одной командой или над несколькими проектами. Если эти проекты не согласованы, рабочая загрузка становится для них чрезмерной. Стресс — именно та причина, по которой 50% сотрудников начинают искать другую работу, а 25% увольняются, как показал наш недавний отчет «Эпидемия стресса».

В ходе планирования проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки и смету проекта. Такие инструменты, как Wrike Resource, помогают менеджерам проектов представить в наглядном виде задачи по проекту с точки зрения рабочих процессов команды, позволяя наглядно и гибко сбалансировать рабочую загрузку.

Шаг 6. Определите процессы взаимодействия и проверки

По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники тратят около 20% рабочего времени на сбор и поиск нужной информации. К тому же неэффективное общение и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Когда участникам приходится рыться в куче электронных сообщений или постоянно задавать вопросы, чтобы узнать последние новости, от их мотивации не остается и следа.

Вы можете снизить уровень стресса, если будете хранить всю информацию по проекту — материалы, обсуждения, задачи, сроки, новости, отчеты — централизованно, например, в решении для совместной работы. Так вам будет проще следить за ходом работ, обмениваться новостями и вносить исправления. Установите правила для общения в ходе работы над проектом и храните все данные в одном программном инструменте, чтобы у всех участников имелся доступ к информации.

Шаг 7. Составьте план на случай, если что-то пойдет не по плану

Даже если вы крутой специалист и умеете составлять планы проектов, правда в том, что каждый из проектов может преподнести вам неожиданный сюрприз, и именно это делает их интересными. Допустим, вы предусмотрели буферное время при составлении календарного плана, вы убедились, что все участники знают свою роль, и внедрили правила обмена информацией.

Но перед запуском вам все же стоит поискать возможные источники проблем, такие как отпуск кого-нибудь из сотрудников, праздники или привлечение сторонних специалистов. Установите четкую цепочку команд и составьте список ключевых контактных лиц. Заранее обсудите с командой возможные риски, чтобы ваши сотрудники были к ним готовы.

Шаг 8. А вот теперь можно праздновать запуск проекта!

В ходе каждого успешного проекта обязательно проводится установочное совещание. Организуйте встречу с ключевыми участниками и разработайте четкую повестку дня. Ваша цель — донести до всех информацию о целях, ролях, процессах и сроках. В повестку дня должна быть включена вся информация, о которой мы говорили выше:

  • Определите цели проекта и пользу, которую он принесет.
  • Составьте список материалов, которые будут созданы в ходе проекта.
  • Составьте схему связей между требованиями участников и задачами проекта.
  • Продемонстрируйте временную шкалу проекта (диаграмму Ганта), чтобы все могли видеть зависимые задачи и ожидаемые даты.
  • Опишите роли и обязанности всех участников.
  • Объясните, как будет осуществляться взаимодействие в ходе проекта, где искать нужную информацию, например документ об объеме работ, и к кому обращаться с вопросами.
  • Обсудите риски и убедитесь, что команда к ним готова.
  • И на этом все!

Дополнительный совет. Вам не нужно каждый раз начинать планирование с нуля! Набирая опыт, вы сможете создавать различные шаблоны для планирования проектов определенного типа. Для начала предлагаем воспользоваться этими бесплатными шаблонами плана проекта.

Прямиком к счастливому финалу

Похоже, мы избавили вас от необходимости работать на выходных! Всегда пожалуйста. Теперь у вас есть готовый процесс планирования проекта, а заодно и простой шаблон плана, который поможет привести к успеху ваш следующий проект и все остальные проекты. Возможно, когда все это сложное планирование упростится, работа будет доставлять вам больше удовольствия. Как вы считаете?

Ну а теперь, когда вы освоили составление плана проекта, предлагаем лучшие советы от руководителей, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

Что такое диаграмма Ганта? | Atlassian

Диаграмма Ганта — это инструмент управления проектами, иллюстрирующий план проекта. Обычно она состоит из двух частей: в левой части приведен список заданий, а в правой — временная шкала с полосами, которые изображают работу. Диаграмма Ганта также может включать даты начала и завершения заданий, контрольные точки, зависимости между заданиями и исполнителей. Чтобы не отставать от требований разработки современного программного обеспечения, инструменты для составления дорожных карт, такие как Jira Software, включают в себя раскрывающийся список заданий, панели управления ресурсами и другие возможности. Эти инструменты для составления дорожных карт помогают командам придерживаться единой стратегии проекта, несмотря на итеративный характер процесса разработки ПО.

Происхождение диаграммы Ганта

В самом начале XX века Генри Гант произвел революцию в сфере управления проектами, создав диаграммы Ганта. В то время они составлялись на листах бумаги. По мере развития компьютеров в 1980-х годах диаграммы Ганта становились все более сложными и детализированными. На сегодняшний день они по-прежнему являются одним из наиболее популярных инструментов управления проектами.

Сейчас диаграммы Ганта часто называют инструментами для составления дорожных карт. Jira включает в себя два инструмента для составления дорожных карт, позволяющих создавать диаграммы Ганта для проектов: инструмент Дорожные карты, который создает планы на основе задач Jira, назначенных команде, и инструмент Advanced Roadmaps с теми же функциями, но в масштабе команд и организаций.

Продвинутые дорожные карты

Для чего используется диаграмма Ганта?

Менеджеры проектов используют диаграммы Ганта по трем основным причинам.

Создание комплексного проекта и управление им

Диаграммы Ганта позволяют наглядно изобразить составляющие части проекта и разбить его на задания меньшего размера для удобства управления. Получившиеся задания размещаются вдоль временной шкалы диаграммы Ганта, после чего на нее добавляют зависимости между заданиями, исполнителей и контрольные точки.

Отслеживание организационной работы и зависимостей между заданиями

Диаграммы Ганта можно использовать для отслеживания организационной работы в проекте. Зависимости между заданиями гарантируют, что приступить к выполнению нового задания можно только после завершения другого. Если при выполнении какого-либо задания возникает задержка (а это может случиться с каждым), то зависимые задачи автоматически переносятся. Это может оказаться особенно полезным при планировании работы с несколькими командами.

Отслеживание выполнения проекта

По мере того как команды регистрируют в плане время решения задач, вы можете отслеживать работоспособность своих проектов и вносить необходимые коррективы. Диаграмма Ганта может включать в себя даты выпуска, контрольные точки или другие важные показатели для отслеживания прогресса проекта.

Преимущества использования диаграммы Ганта

Есть две основные причины, по которым диаграммы Ганта так популярны в сфере управления проектами. Они упрощают создание сложных планов, особенно тех, которые включают в себя несколько команд и изменяющиеся сроки. Диаграммы Ганта помогают командам планировать работу с учетом сроков и правильно распределять ресурсы.

Составители планов проектов также используют диаграммы Ганта для того, чтобы получить общее представление о проекте. Они изображают в том числе и связь между датами начала и завершения заданий, контрольными точками и зависимыми заданиями. Современные программы для создания диаграмм Ганта, такие как Jira Software с дорожными картами и Advanced Roadmaps, обобщают информацию и иллюстрируют влияние выбора на сроки.

Сравнение диаграмм Ганта в каскадной модели и Agile-планировании

Диаграммы Ганта могут быть мощным инструментом как для каскадной, так и для Agile-методики.

Каскадная модель

Каскадная модель планирования проектов характеризуется линейным подходом, в котором требования заинтересованных сторон и клиентов собираются в начале проекта. Исходя из них, менеджеры проектов создают поэтапный план проекта с контрольными точками и сроками. Каждый этап проекта зависит от выполнения предыдущих заданий. Такой подход пользуется популярностью среди команд, которые больше ориентированы на процесс (например, строительство или производство), чем на формирование идей и устранение проблем, поскольку здесь этапы должны быть спланированы заранее.

Как правило, диаграммы Ганта предпочитают менеджеры проектов, использующие каскадную модель. Они определяют график выполнения проекта, разбивая проект на задачи для удобства управления и назначая даты начала и завершения. Также это полезно при определении важных контрольных точек проекта. Контрольные точки — это цели, которых команде нужно достичь по графику или с опережением. Их необязательно использовать, но это рекомендуется.

Гибкая методология Agile

Что же касается модели планирования проектов по принципам Agile, то в ней ценится гибкость и адаптируемость. Вместо создания полной временной шкалы с установленными датами Agile-команды разбивают проекты на более мелкие итерации, также известные как спринты. В начале спринта команда планирует свою работу по достижению целей проекта на период следующих двух недель. По завершении спринта полученные результаты и достижения помогают составить план для следующего спринта.

Диаграмма Ганта может показать, как изменение одного задания может повлиять на план или дорожную карту продукта. Это очень важно для Agile-команд, поскольку комментарии заинтересованных сторон являются существенной частью методики.

Использование диаграмм Ганта

Диаграмма Ганта остается важным инструментом для управления проектами в различных отраслях. В конце второго десятилетия XXI века Институт управления проектами подсчитал, что всего лишь 11 % организаций полностью перешли на методику Agile. Большинство организаций для управления проектами использовали каскадные модели (обычно на уровне руководителей высшего звена) наряду с методикой Agile. Это называется гибридным подходом. Если вы мыслите категориями дат и дедлайнов, скорее всего, вы в числе тех организаций, которым требуется диаграмма Ганта на основе временной шкалы.

Продукт Jira Software включает в себя две функции создания дорожных карт, каждая из которых имеет особую направленность. Дорожные карты Jira предназначены для отслеживания работы, назначенной одной команде, а возможности Advanced Roadmaps — для планирования более крупных межорганизационных проектов.

Диаграммы по конкретному проекту — дорожные карты Jira

На приведенном выше снимке экрана дорожных карт показана диаграмма Ганта для конкретного проекта, которая обычно используется на уровне команды или внутри одного отдела. Эта диаграмма показывает, как команда отслеживает свое приближение к цели, а раскрывающаяся структура распределения работ позволяет менеджерам проектов получить общее представление о самых важных историях проекта.

Общая организационная диаграмма — Advanced Roadmaps

Дорожные карты предлагают возможность быстрого и легкого планирования, которое помогает командам лучше управлять зависимостями и отслеживать прогресс всего проекта в режиме реального времени. Такие дорожные карты на уровне команды или проекта полезны для планирования крупных работ в рамках команды.

Планирование, управление и отслеживание работы в нескольких командах или даже во всей организации с помощью Advanced Roadmaps расширяет возможности команд при любом масштабе.

Программы, разработанные с учетом межкомандных рабочих процессов, предлагают более продвинутые инструменты, такие как управление ресурсами и функции автоматического планирования для создания более сложных планов. Кроме того, они содержат различные настройки просмотра, позволяющие персонализировать диаграмму Ганта для выделения определенных аспектов плана при демонстрации.

Заключение

Современное программное обеспечение для создания диаграмм Ганта, такое как Jira Software с дорожными картами и Advanced Roadmaps, используется менеджерами проектов и лидерами отрасли для помощи организациям в достижении их целей. Планирование сложного проекта или мониторинг прогресса компании — подобные инструменты для создания диаграмм Ганта можно применять в любом масштабе. Они одинаково подходят для портфелей, крупных решений, программ и команд, если следовать руководству SAFe®.

Подробнее о том, как дорожные карты и Advanced Roadmaps могут помочь вам в планировании следующего проекта. Начните работу с бесплатной пробной версией Jira Software Cloud уже сегодня!

Поделитесь этой статьей

Eddie Meardon

Эдди Мирдон — старший дизайнер контента в команде Atlassian Advanced Roadmaps, расположенной в Сиднее, Австралия.

Как написать пояснительную записку (с примерами) • Asana

Управление проектами хорошо тем, что позволяет планировать, управлять и выполнять всю работу вашей команды. Зачастую полезно иметь эту информацию в доступном виде. Но иногда новые участники проекта или руководители хотят получить упрощённое представление о проекте. Тогда вам понадобится лаконичный способ рассказать об основных моментах проекта, не теряя внимания аудитории.

Лучше всего для этого подходят пояснительные записки. Если вы никогда не занимались их составлением, в этой статье найдётся всё необходимое для планирования, написания и представления их своей команде.

Что такое пояснительная записка?

Пояснительная записка — это обзор документа. Объём и содержание записки зависят от того, к какому документу она относится, но в целом она должна занимать не больше одной–двух страниц. В этом документе необходимо изложить всю информацию, которую должны знать ваши читатели и важные заинтересованные лица.

Планировать проекты с помощью Asana

Представьте себе это так: если бы заинтересованные лица на уровне руководства прочитали только вашу пояснительную записку, то получили бы они всю информацию, необходимую для достижения успеха? Если да, тогда ваша пояснительная записка выполнила свою задачу.

Пояснительные записки часто прилагаются к следующим документам:

Обычно в пояснительной записке выделяют четыре части:

  1. Начните с проблемы или потребности, которую удовлетворяет данный документ.

  2. Опишите рекомендуемое решение.

  3. Объясните ценность этого решения.

  4. В заключение приведите обоснование важности вашей работы.

Что такое пояснительная записка в управлении проектами?

В управлении проектами пояснительная записка — это способ внести ясность для сотрудников из разных подразделений, руководства команды и заинтересованных лиц проекта. Считайте, что это краткая презентация проекта для членов команды, у которых нет времени или необходимости вникать во все его детали.

Читать о 15 примерах кратких презентаций на все случаи жизни

Основное отличие между пояснительной запиской в управлении проектами и более традиционным приложением к бизнес-плану заключается в том, что первая должна быть создана в начале проекта, а второе — после составления бизнес-плана. Например, чтобы написать пояснительную записку к экологической экспертизе, необходимо составить отчёт о результатах и выводах по окончании исследования. Но для составления пояснительной записки в целях управления проектами нужно рассказать о том, какие цели преследует проект и почему он важен.

К пояснительным запискам в целях управления проектами применяются те же самые четыре правила:

  1. Начните с проблемы или потребности, которую удовлетворяет проект. Зачем нужен этот проект? Какие идеи, отзывы клиентов, планы продуктов и т. п. лежат в его основе?

  2. Опишите рекомендуемое решение или задачи проекта. Каким образом этот проект может решить проблему, определённую вами в первой части? Каковы цели и задачи проекта?

  3. Объясните ценность этого решения. Что произойдёт по завершении проекта? Как это улучшит ситуацию и решит проблему, определённую в первой части?

  4. В заключении приведите обоснование важности этой работы. Это ещё одна возможность напомнить о важности проблемы и о том, почему ваш проект имеет право на жизнь. В этой части также можно напрямую обратиться к аудитории и рассказать о том, как ваше решение улучшит ситуацию и решит проблему. В конце приведите дальнейшие действия.

Если вы никогда раньше не занимались составлением пояснительных записок, вам может быть любопытно, как они связаны с другими элементами управления проектами. Вот несколько сравнений:

Пояснительная записка и план проекта

План проекта — это программа, описывающая ключевые задачи, которые решает проект для достижения поставленных целей. В плане проекта приводятся цели, показатели для оценки его успешности, заинтересованные лица и роли, бюджет, вехи и ожидаемые результаты, временные рамки и расписание, а также план обмена информацией.

Пояснительная записка — это краткое изложение наиболее значимой информации из плана проекта. Примите во внимание наиболее важные моменты, которые необходимо довести до сведения руководителей, чтобы ознакомить их с проектом без использования его плана. Это и есть ваша пояснительная записка.

Читать статью «Апробация концепции (РОС): как продемонстрировать осуществимость идеи»

Пояснительная записка и обзор проекта

Обзоры проектов и пояснительные записки часто имеют схожие элементы: в обоих документах приводится краткое изложение важной информации о проекте. Однако обзор проекта должен быть непосредственно связан с вашим проектом. Проект и его обзор должны быть взаимозависимы.

А вот пояснительную записку можно включить в проект с помощью средства управления проектами или сделать её самостоятельным документом.

Пояснительная записка и цели проекта

Во второй части пояснительной записки должны быть подробно расписаны цели проекта (опишите рекомендуемое решение или задачи проекта). В дополнение к целям проекта здесь следует привести обоснование ценности достижения указанных целей, а также предоставить информацию о пути выполнения поставленных задач.

Преимущества пояснительной записки

Вы можете спросить: а зачем моему проекту нужна пояснительная записка? Разве недостаточно плана проекта?

Как мы уже упоминали ранее, не у всех есть время или необходимость углубляться в детали вашего проекта, чтобы понять его цели и их значимость. Инструменты управления работами наподобие Asana позволяют собрать массу полезной информации о проекте, чтобы у вас с командой было чёткое понимание того, кто какую работу выполняет и к какому сроку. Пояснительная записка предназначена не столько для сотрудников, непосредственно занятых в проекте, сколько для заинтересованных лиц вне проекта, которым нужно общее представление о нём и его важности.

Эффективная пояснительная записка предлагает заинтересованным лицам общую картину проекта и его важные элементы без необходимости погружаться в детали. А если им понадобится дополнительная информация, они могут обратиться к плану проекта или просмотреть задачи, приведённые в вашем инструменте управления работами.

Как написать отличную пояснительную записку (с примерами)

Каждая пояснительная записка состоит из четырёх частей. Следуйте этому шаблону для написания отличной пояснительной записки. Когда её текст будет готов, перечитайте его и удостоверьтесь в том, что в нём приведена вся нужная информация, которую должны знать заинтересованные лица.

1. Начните с проблемы или потребности, которую нужно удовлетворить

В начале пояснительной записки объясните, в чём заключается важность этого документа (и проекта, который он представляет). Уделите время изложению сути проблемы, включая любые исследования или полученные вами отзывы клиентов. Расскажите, чем эта проблема важна и актуальна для ваших клиентов и почему её решение имеет значение.

Например, представьте, что вы работаете в компании-производителе часов. Ваш проект заключается в разработке более простых и дешёвых часов, которые останутся привлекательными для покупателей товаров класса люкс, но в то же время будут ориентированы на новую группу клиентов.

Пример пояснительной записки:

Последние исследования рынка 52% клиентов выразили потребность в более простой и дешёвой версии нашего продукта. В опросах клиентов, выбравших часы конкурентов, цена упоминается в 87% случаев. Чтобы наилучшим образом обслуживать наших существующих клиентов и выйти на новые рынки, нам необходимо разработать серию часов, которые мы сможем продавать по цене, соответствующей данному рынку.

2. Выделите рекомендуемое решение или цели проекта

Теперь, когда вы обрисовали проблему, объясните, в чём заключается предлагаемое решение. В отличие от аннотации или конспекта при описании решения следует пользоваться директивным слогом: постарайтесь убедить аудиторию в том, что оно является правильным. Это не столько раздел для мозгового штурма, сколько место для обоснования рекомендуемого решения.

Поскольку пояснительная записка составляется в начале проекта, не страшно, если в ней не будут приведены все ожидаемые результаты и основные вехи. Однако это ваш шанс описать в общих чертах то, что произойдёт в ходе проекта. Если вам нужна помощь в составлении обзора основных результатов и сроков проекта на более высоком уровне, подумайте о создании a дорожной карты проекта, прежде чем заниматься пояснительной запиской.

Продолжаем наш пример пояснительной записки:

Наша новая серия часов будет стоить на 20% дешевле, чем самый дешёвый текущий вариант. При этом предусмотрена возможность удешевления на 40% и более в зависимости от материалов и механизма. Чтобы добиться таких цен, мы будем:

  • предлагать часы в новом исполнении, включая силикон и дерево;

  • использовать высококачественные кварцевые модули вместо наших механизмов;

  • представить возможность выбора дизайна браслета с упором на гибкость, а не на традиционную роскошь.

Обратите внимание, что каждые часы по-прежнему будут проходить строгий контроль качества, чтобы сохранить скорость и точность мирового класса, присущие нашим текущим предложениям.

3. Объясните ценность этого решения

В этом разделе вы более подробно рассказываете о том, как предлагаемое решение повлияет на проблему, обозначенную в самом начале, и улучшит ситуацию. Каких результатов вы ожидаете (при их наличии)? В сюда следует включить всю необходимую финансовую информацию, риски проекта и потенциальные выгоды. Также нужно соотнести этот проект с целями и ключевыми результатами вашей компании. Как эта работа связана со стоящими перед ней задачами?

Продолжаем наш пример пояснительной записки:

С новыми предложениями, которые на 20–40% дешевле, чем самый дешёвый из наших текущих вариантов, мы ожидаем, что сможем выйти на рынок часов для повседневного использования, поддерживая при этом наш бренд класса люкс. Это поможет нам достичь цели номер 3 «Расширение бренда» на 22 финансовый год. Эти новые предложения могут принести до 3 млн $ дополнительной прибыли за год, что поможет нам достичь цели номер 1 «7 млн $ прибыли за год» на 22 финансовый год.

Проведённые ранее исследования рынка показали, что более дешёвые варианты не повлияют на ценность или престиж бренда класса люкс, хотя это риск, который необходимо учитывать при разработке. Чтобы снизить его, команда маркетинга продукта начнёт работать над стратегией его вывода на рынок за шесть месяцев до запуска.

4. В заключение приведите обоснование важности этой работы

Теперь, когда вы поделились всей важной информацией с заинтересованными лицами, настала очередь заключительного раздела — это ваш шанс помочь аудитории понять влияние и важность этой работы для организации. Что именно нужно вынести из вашей пояснительной записки?

В заключение нашего примера пояснительной записки:

Более дешёвые и разнообразные предложения не только позволят нам выйти на новый рынок, но и расширят наш бренд в положительном смысле. Благодаря вниманию к этим новым предложениям, а также ожидаемому спросу на более дешёвые часы, мы рассчитываем увеличивать рыночную долю на 2% ежегодно. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей стратегией выхода на рынок и документацией по обратной связи с клиентами.

Пример пояснительной записки

Вот так может выглядеть ваша пояснительная записка с учётом всего вышеизложенного:

Планировать проекты с помощью Asana

Распространённые ошибки, которые совершаются при написании пояснительных записок

Вы не станете профессионалом в написании пояснительных записок в одночасье — и это нормально. Поначалу используйте в качестве руководства шаблон из четырёх частей, представленный в этой статье. Затем, по мере оттачивания своих навыков составления пояснительных записок, примите во внимание несколько распространённых подводных камней, которых следует избегать:

Избегайте жаргонизмов

Ваша пояснительная записка — это документ, который должны быть в состоянии прочитать и понять все, начиная от участников проекта и заканчивая заинтересованными руководителями. Помните, что вы гораздо ближе к повседневной работе и индивидуальным задачам, чем руководство компании, поэтому прочитайте пояснительную записку ещё раз, чтобы очистить её от ненужного жаргона. Там, где это возможно, объясните жаргонный термин или вообще опустите его.

Помните: это не полноценный отчёт

Ваша пояснительная записка — это всего лишь резюме. Если вы обнаружите, что вдаётесь в подробности конкретных задач, сроков исполнения и вложений, попробуйте сделать шаг назад и спросить себя, есть ли место этой информации в вашей пояснительной записке. Некоторые детали важны — вам всё-таки нужно, чтобы записка призывала к действию и увлекала. Но имейте в виду, что весь объём информации по вашему проекту будет отражён в инструменте управления работами, а не в пояснительной записке.

Ваша пояснительная записка должна выдерживать проверку на самостоятельность

Вы знаете этот проект вдоль и поперёк, а заинтересованные лица — нет. Написав пояснительную записку, перечитайте её и убедитесь в её самостоятельности как документа. Есть ли контекст, который необходим заинтересованным лицам для её понимания? Если да, включите его в пояснительную записку или рассмотрите возможность ссылки на него в качестве дополнительной информации.

Всегда проверяйте орфографию и пунктуацию

Ваша пояснительная записка — это живой документ, и если вы допустили опечатку, её всегда можно исправить. Однако никогда не повредит провести проверку орфографии и пунктуации или переслать записку одному из своих коллег, чтобы он посмотрел на неё «незамыленный взглядом».

Что в итоге? Пояснительная записка необходима

Пояснительная записка — это отличный способ ввести всех в курс дела и рассказать о вашем проекте. Если у него много заинтересованных лиц, которым нужно быстро понять, какую проблему решает проект и почему это важно, пояснительная записка — это идеальный вариант предоставления необходимой информации.

Дополнительные советы о том, как соединить свою стратегию высокого уровня и планы с повседневной работой, приводятся в нашей статье о стратегическом планировании.

Попробовать Asana бесплатно

Что входит в состав дизайн-проекта: этапы, чертежи, идеи, фото

Визуализация дизайн-проекта квартиры

Содержание:

После приобретения собственной квартиры, дома или коттеджа большинство владельцев желает кардинально все изменить в проекте жилого помещения. Именно на этом этапе возникают трудности и очень много вопросов. Для того, чтобы решить их быстро и грамотно, следует обратиться к квалифицированному специалисту. Опытный мастер в сфере дизайна быстро и качественно поможет определиться с цветовой гаммой, стилевыми решениями, а также перенести пожелания каждого обитателя жилой зоны в рабочий дизайн-проект квартиры.

Безусловно, проектов дизайна существует несколько видов. Понять какой нужен именно вам можно, исходя из того, самостоятельно ли будут выполняться ремонтные работы, либо под присмотром мастера. В первом случае следует лишь определиться с расстановкой мебели, для этого достаточно будет эскизного проекта. По нему нельзя делать точные расчеты, однако для определения цветовой гаммы и общих интерьерных особенностей будет в самый раз. Во втором же случае разрабатывается полный комплект документов.

Типы проектов

Графическая визуализация дизайн-проекта дома

На сегодняшний день существует несколько вариантов создания проектов, рассмотрим их более подробно:

    • Проект стандартного типа. Многих интересует вопрос, что входит в дизайн-проект стандартного типа? В первую очередь, все самые необходимые для ремонтных работ чертежи. Также к общим чертежам прилагается визуализация будущего проекта, выполненная от руки или в графическом редакторе. Подобный проект не способен полностью передать все мелкие нюансы и некоторые аксессуары, однако создать общую картину и позволить ремонтникам начать работу – может;
    • Полный дизайн-проект. Данный вариант предусмотрен для людей, внимательных к деталям и тех, кто нуждается в полной уверенности в будущем интерьере. В состав полного дизайн-проекта квартиры входят как предварительные расчеты и чертежи, так и полная 3D-визуализация интерьера помещения. Помимо этого, в документах уже будут присутствовать артикулы всей необходимой мебели для каждого из помещений;

Планировка квартиры в составе дизайн-проекта

  • Авторский надзор. Данная услуга предоставляется по предварительной договоренности. Заключается она в следующем: дизайнер контролирует работу на протяжении всего процесса ремонта, проверяя качество готовых элементов интерьера. Помимо этого, дизайнер самостоятельно или с участием заказчика занимается закупкой мебели и строительных материалов.

О составе проекта

3D-визуализация проекта дома

Итак, далее разберем из чего состоит дизайн-проект квартиры или дома:

    • На первом этапе составляется техническое задание, в котором дизайнер заключает всю необходимую в будущем информацию: бюджет, предпочтения, некоторые нюансы архитектурного строения квартиры. Следует отвечать на вопросы специалиста предельно конкретно и честно, дабы избежать проблем в будущем. После составления технического задания, дизайнер должен предоставить его заказчику на утверждение для того, чтобы в результате не возникло недопонимания;
    • Далее производятся замеры всех помещений в квартире. Полученные данные объединяются в готовый обмерочный план, который является вторым документом в составе дизайн-проекта;
    • Следом идет наиболее продолжительный этап составления плана – планировочные решения. В большинстве случаев дизайнер предоставляет на выбор около десяти вариантов перепланировки квартиры. Каждый из этих вариантов объединил в себе желания и предпочтения заказчика, знания опытных мастеров дизайнерского дела, а также требования СНиП;
    • Один из самых интересных этапов в создании дизайн-проекта подразумевает под собой разработку стилистического коллажа. На данном этапе заказчик может предоставить дизайнеру интересные фото, вырезки из газет и журналов или скачанные из интернета элементы, которые в последствии станут основой коллажа. Именно здесь определяется цветовая гамма, стиль, приблизительные элементы мебели и интерьера;
    • Помимо всего прочего, в готовом проекте обязательно должны быть планы расстановки мебели и монтажа отдельных конструкций, утвержденные заказчиком;
    • Для электриков, которые будут заниматься разводкой электрических коммуникаций в помещении, создается план установки электрических элементов. В нем заключаются схемы ввода и вывода розеток, выключателей, а также схемы расположения самой проводки;
    • В случае, если в квартире присутствует камин или встроенные в стену элементы, это должно быть оговорено с дизайнером и указано в чертежах нетиповых деталей.

Эскиз дизайна интерьера в составе проекта

  • Эскизные решения, выполненные посредством компьютерных программ или от руки, передают будущую атмосферу готового помещения, стилистическую направленность. Данный документ так же передается заказчику на утверждение;
  • 3D-визуализация является одной из заключительных частей составления дизайн-проекта. Выполняется она при помощи различных компьютерных программ и в итоге предоставляется на утверждение заказчику. Довольно важный и интересный этап, позволяющий сэкономить массу средств и времени на переделках непонравившихся деталей;
  • Безусловно, в состав проекта должна входить рабочая документация, в которой подробно описаны важнейшие технические элементы, схемы и чертежи.

Готовый дизайн-проект избавляет от массы хлопот по выбор люстры или поиску нужного оттенка краски, ведь вся эта информация уже содержится в готовой документации! Помимо этого, наличие дизайн-проекта сводит к минимуму необходимость изменения или корректировки оформленного помещения.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой:

10 основных элементов идеального плана проекта (инфографика)

Хороший план проекта — один из важнейших элементов успеха в управлении проектами. От предотвращения расширения масштабов, раздутых бюджетов и срыва сроков до минимизации стресса и разочарования. Унция предотвращения в планировании проекта стоит фунта лечения. Итак, как создать хороший план проекта и каковы основные элементы плана проекта?

В этой статье рассказывается о 10 компонентах, которые помогут составить идеальный план и обеспечить бесперебойную работу вашей команды и проектов.У нас также есть инфографика ниже, чтобы обобщить эти элементы проекта.

Кто создает планы проектов?

Очевидный ответ на этот вопрос — руководители проектов. Но каждый, кто должен управлять проектами в своей роли, может извлечь выгоду из создания планов проекта перед началом нового проекта, особенно в случае похожих или повторяющихся проектов. План проекта экономит время, необходимое для повторного создания одного и того же проекта.

Члены команды и заинтересованные стороны, участвующие в проекте и его результатах, могут предоставлять информацию, опыт, затраты и другую соответствующую информацию, которая должна быть добавлена ​​и утверждена до того, как руководитель проекта внесет последние штрихи в план проекта.

Почему важны планы проекта?

Планы проекта важны, потому что они обеспечивают общее видение того, чего должен достичь проект. Это общее понимание позволяет команде работать вместе для достижения целей проекта и достижения отличных результатов.

Планы проекта четко определяют обязанности каждого члена команды и заинтересованного лица в проекте. Они также организуют работу над проектом от начала до конца и не позволяют лишней работе вытеснять важные задачи.

Планы проекта могут стать мощным средством коммуникации внутри команды на протяжении всего проекта. Они служат важным письменным справочником для руководителя проекта, членов команды и внешних заинтересованных сторон. Эти планы также помогают снизить риски и поддерживать качество на всех этапах проекта — от планирования до завершения.

Элементы плана проекта, которые нельзя упускать из виду

Есть важные элементы, которые вы должны включить, чтобы создать хороший план проекта. Имейте в виду, что создавать и работать с ошибочным планом проекта так же плохо, как и без него.

Сроки, затраты и результаты должны быть четко указаны, чтобы показать масштаб вашего проекта. В десяти разделах ниже вы найдете десять основных элементов плана проекта, которые нельзя упускать из виду.

1. Краткое изложение бизнес-обоснования и потребностей заинтересованных сторон 

Прежде чем приступить к проекту, необходимо согласовать цели и потребности проекта с целями и потребностями вашей команды и организации. Насколько важен этот проект для целей организации? Как это связано с целями на год или квартал? Чего ожидают заинтересованные стороны?

Вот несколько вопросов, которые вы можете задать, чтобы наметить и согласовать новый проект с потребностями вашей организации и заинтересованных сторон.

2. Список требований и целей проекта 

Несмотря на то, что план проекта представляет собой живой набор документов, которые обязательно будут меняться в ходе проекта, необходимо установить сознательный курс для достижения целей проекта.

Как руководитель проекта вы должны проанализировать потребности всех сторон, участвующих в проекте, и определить требования для их удовлетворения. Каких целей должен достичь проект, чтобы быть успешным? Какими функциями и возможностями должны обладать результаты?

По мере продвижения проекта может возникнуть необходимость исправить некоторые аспекты плана проекта, и это нормально.

3. Описание содержания проекта 

Описание содержания проекта является одним из наиболее важных элементов плана проекта. Он формирует основу для остальной части плана проекта.

В описании содержания проекта руководитель проекта завершает и записывает все детали проекта, чтобы все участники были представлены на одной странице. В этом заявлении описывается проект, его этапы и требования. Обычно это ссылка на получение согласия и поддержки от внешних заинтересованных сторон, участвующих в проекте.

4. Список результатов и предполагаемые сроки выполнения 

Теперь, когда вы подготовили описание содержания проекта, у вас должно быть более четкое представление о продуктах и ​​результатах, которые должны быть получены для завершения этого проекта. Оттуда вы должны перечислить, какие задачи и результаты должен выполнить каждый член команды и когда.

Структура декомпозиции работ обычно является лучшим способом для выполнения этого шага. Вы можете использовать простой список, блок-схему, электронную таблицу или диаграмму Ганта, чтобы наметить всю работу над проектом, назначить ее товарищам по команде, установить сроки выполнения и отметить любые зависимости.

В этой разбивке также необходимо отметить, какие результаты или задачи должны быть одобрены внешними заинтересованными сторонами, и убедиться, что нет задержек из-за зависимости задач или проверок и утверждений.

5. Подробное расписание проекта 

Распространенное заблуждение о планах проекта состоит в том, что план проекта — это то же самое, что и расписание проекта. График проекта — это просто один из многих компонентов плана проекта.

В расписании проекта вы оцениваете, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи, оставляя при этом достаточно места для резерва и зависимостей.Это четкий календарь всех необходимых задач и сроков. Он показывает продолжительность проекта, кто чем занимается, а также когда начинается и заканчивается каждая задача.

6. План оценки и управления рисками 

Важно оценить риски, связанные с проектом, при создании плана проекта. Стабильна ли ваша организация в настоящее время? Какова ваша терпимость к риску? Какие потенциальные опасности и возможности могут быть связаны с выполнением этого проекта, и каков ваш план смягчения последствий?

Потенциальные события, указанные в вашем плане рисков проекта, могут не произойти, но они могут значительно повлиять на результат проекта, если они произойдут. Управление рисками включает не только оценку самого риска, но и разработку планов управления рисками, чтобы сообщить, как команда должна реагировать, если эти события произойдут.

Риски неизбежны, поэтому лучшие планы проектов включают подробные разделы по управлению рисками. Если вы сможете выявить риски на ранних этапах проекта, вы сможете контролировать их и увеличить свои шансы на успех.

7. Определенные роли и обязанности 

Уточнить обязанности каждого члена проектной группы, включая внешних заинтересованных лиц.Различные задачи могут включать проверки и утверждения со стороны определенных заинтересованных сторон, хотя обычно многие из ключевых заинтересованных сторон проекта не участвуют во всех аспектах проекта.

Спонсор проекта финансирует проект; им может потребоваться рассмотреть и утвердить важные аспекты плана. Назначенные бизнес-эксперты определяют требования к проектам и результатам; им также может потребоваться рассмотреть и утвердить части проекта. Менеджеры проектов создают, выполняют и контролируют план проекта.А команда проекта выполняет задачи и создает конечный продукт.

Другими участниками проекта могут быть аудиторы, аналитики по качеству и рискам, специалисты по закупкам и т. д. Им может потребоваться утвердить части плана проекта, относящиеся к их компетенции, такие как план качества или закупок.

8. Распределение ресурсов

Когда дело доходит до распределения ресурсов при планировании проекта, вы разделяете и распределяете время, материалы и бюджет вашей команды. Вы должны определить все доступные ресурсы и ресурсы для каждой задачи, если они известны.Оцените их затраты и вклад.

Рассмотрите ограничения ресурсов, сколько времени каждый ресурс может реально посвятить этому проекту, и определите наилучшие комбинации или варианты доступных ресурсов для своевременного достижения целей проекта и с наилучшими возможными результатами.

9. План обеспечения качества (ОК)

В своем плане обеспечения качества вы хотите внедрить процессы, обеспечивающие соответствие требований и результатов проекта ожиданиям в отношении качества. На протяжении всего выполнения проекта поддержание качества проекта гарантирует, что окончательный результат будет соответствовать спецификациям заказчика и будет отмечен руководителями, спонсорами проекта и бизнес-экспертами.

Акцент здесь делается на предотвращении ошибок, а не на проверке конечного результата в конце проекта. Создание плана контроля качества включает в себя установку стандартов проекта, критериев приемки и показателей, которые будут использоваться на протяжении всего проекта. Это становится основой для всех проверок качества и проверок, выполняемых в ходе проекта.

10. План коммуникаций

В плане коммуникации указано, как часто вы будете общаться и информировать внешних заинтересованных лиц, владельцев проектов и даже членов вашей команды. В нем также подробно описывается, каких обновлений они ожидают, какие решения требуют проверки и утверждения, а также кто несет ответственность за каждое действие.

Ваш план коммуникаций должен отвечать: кто получает отчеты и кто подготавливает и доставляет эти отчеты. Вы можете даже включить формат, в котором отчеты создаются и публикуются.

План коммуникации также разъясняет, какие вопросы следует решать на эскалацию, где хранится информация о проекте и кто может получить к ней доступ. Этот план документирует каждый аспект методов коммуникации проектной группы на протяжении всего проекта. Сюда входят регулярные обновления статуса, решение проблем, снижение рисков и т. д.

Резюме основных элементов плана проекта

Приведенная ниже инфографика суммирует десять компонентов идеального плана проекта, перечисленных выше. Готовы ли вы создать идеальный план для вашего следующего проекта? Следуйте нашему контрольному списку, чтобы контролировать свои проекты.

Вы также можете ознакомиться с нашим Руководством по управлению проектами или подписаться на бесплатную двухнедельную пробную версию, чтобы сразу приступить к работе.

Вставьте эту инфографику на свой сайт с помощью этого кода:


Инфографика от Wrike

8 Критические компоненты управления проектами

Управление проектами включает в себя планирование, контроль и завершение работы команды для достижения конкретных целей в определенное время. Эффективное и последовательное управление проектами — одна из самых важных функций для любого, кто создает спрос для своей компании. Чтобы стать отличным руководителем проекта, важно правильно понимать эти восемь вещей.

Начнем с ограничений работы, которую необходимо выполнить для проекта. Это поможет определить людей или команду, которые должны быть вовлечены. Ограничения проекта включают цели, время и бюджет.

Цели проекта

Первое, что вам нужно будет установить, это цели проекта.Спросите себя: «Каких результатов я хочу добиться от завершения этого проекта?» Для постановки целей может быть очень полезно использовать структуру SMART Goals. SMART расшифровывается как S конкретный, M измеримый, A достижимый, R выгодный и T своевременный. Цели вашего проекта помогут вам определить стандарты качества выполненной работы.

Хронология проекта

Как только вы узнаете цели проекта, следующим шагом будет определение времени, необходимого для выполнения работы, необходимой для достижения цели. Чаще всего для того, чтобы цель была реализована, проект необходимо завершить в течение определенного периода времени. Если вы проводите вебинар для продвижения продукта или услуги, вам лучше поверить, что сроки завершения вебинара не должны превышать дату вебинара. Кроме того, чем больше цель, тем больше работы необходимо будет выполнить. Если это так, будет полезно определить вехи или микроцели, которые необходимо выполнить на этом пути.

Бюджет проекта

Очень мало вещей, которые нельзя сделать с небольшим бюджетом — пока вас не волнует конечный результат и у вас есть бесконечное количество времени.Например, если вам нужен редизайн вашего веб-сайта за короткий промежуток времени с ограниченным бюджетом, вы будете недовольны конечным результатом. Как мы все знаем, когда речь идет о хорошем, быстром и дешевом, вы можете выбрать только два.

Объем проекта

Теперь, когда у вас есть цели, сроки и бюджет, вы можете определить объем или спецификации для работы. Он должен включать список всех задач, результатов, сроков и ресурсов, необходимых для достижения вашей цели. Управление объемом работ и понимание того, какие результаты входят в рамки выделенного объема проекта, а какие выходят за его пределы, имеет решающее значение для обеспечения своевременного завершения работы и соблюдения требуемых спецификаций.

Теперь, когда вы определили свои рабочие ограничения, пришло время собрать команду.

Рискуя констатировать очевидное, ваша команда будет состоять из людей, выполняющих работу над проектом. Ваша команда должна состоять из людей с правильным балансом усердия и способностей для достижения целей вашего проекта.

Набор командных навыков

Создание команды с необходимым набором навыков для выполнения работы в срок и в рамках бюджета невероятно важно в управлении проектами.Поскольку объем проекта будет определять результаты, его можно использовать в качестве отправной точки для определения того, каким должен быть состав команды с точки зрения навыков и возможностей.

Командная мотивация

Вы должны согласовать набор навыков членов команды с относительной важностью задач, которые они будут назначать для проекта. Например, если ваш проект требует работы по SEO в вашем блоге, но эта работа не является ни сложной, ни критической для проекта, то вы, вероятно, не хотите поручать эту работу своему главному специалисту по SEO.Другими словами, работа членов вашей команды должна соответствовать их целям.

Командная химия

Команда, состоящая из высокомотивированных и высококвалифицированных участников, все равно может потерпеть неудачу, если они не будут хорошо работать вместе. Два способа создать команду с большим количеством взаимопонимания включают в себя предыдущий опыт совместной работы и совместимые типы личности. Для этой цели обычно используются индикатор типа Майерс-Бриггс и профиль личности DISC.

Лидерство

Наконец, должен быть способный лидер, который несет ответственность за обеспечение завершения проекта. Этот человек должен уметь вдохновлять команду, эффективно общаться, делегировать обязанности и решать проблемы, связанные с расширением масштабов.

Теперь, когда вы знаете восемь важнейших компонентов управления проектами, пора приступить к их применению в вашей стратегии формирования спроса.

Что такое проект в управлении проектами? Определение и типы

Кроме того, члены группы знакомятся с необходимыми совещаниями по статусу и отчетами, которые будут проводиться на этом этапе для сбора показателей проекта.Этап выполнения проекта является критическим моментом в жизненном цикле проекта, поскольку он помогает каждому определить, будут ли его усилия в конечном итоге плодотворными или нет.

4. Мониторинг и управление

Этап мониторинга и контроля проекта происходит одновременно с этапом выполнения. Задача руководителя проекта – следить за операциями и следить за тем, чтобы все шло в правильном направлении и в соответствии с планом.

Помимо наблюдения за выполнением проекта, менеджеры проектов должны контролировать ресурсы, управлять рисками, руководить совещаниями по статусу, отчетами и т. д.При возникновении непредвиденных проблем руководителю проекта, возможно, придется внести коррективы в планы, а также график проекта.

5. Закрытие

Заключительный этап жизненного цикла управления проектом, известный как этап закрытия проекта , не так прост, как получение самого результата. Менеджеры проектов должны регистрировать все результаты, систематизировать документы в централизованном месте и передавать проект клиенту или команде, ответственной за надзор за его операциями на этапе закрытия проекта.

Не только это, но и команды собираются на заключительную встречу, чтобы обсудить выводы, которые они узнали, и вознаградить усердную работу каждого участника.

Когда проект считается успешным?

Суть в том, что проект, завершенный вовремя и в рамках бюджета, можно считать успешным. Однако проект можно оценивать по многим критериям:

  • Соответствует ли это бизнес-требованиям?
  • Доставлено ли оно в срок и в рамках бюджета?
  • Обеспечивает ли он ожидаемую ценность и рентабельность инвестиций?

То, что определяет успешный проект, может меняться в зависимости от типа проекта.Вот почему важно определить, что означает успех проекта, на этапах инициации и планирования проекта.

Как реализовать проект

Реализация проекта может варьироваться в зависимости от используемой методологии. В традиционном управлении проектами реализация осуществляется в 5 этапов.

  1. Инициация: на этом этапе необходимо обосновать проект, чтобы убедить заинтересованные стороны проекта. Документ об инициации проекта (PID) создается с базовой информацией о проекте, включая вероятное использование ресурсов и осуществимость.
  2. Планирование: этот этап начинается после того, как проект получил одобрение заинтересованных сторон. Это критический этап, который включает в себя множество задач, включая планирование на случай непредвиденных обстоятельств, распределение задач и планирование совместного использования ресурсов.
  3. Выполнение: это фаза, когда происходит фактическая работа. Периодические проверки проводятся для обеспечения того, чтобы выполнение происходило в соответствии с графиком.
  4. Мониторинг: Мониторинг происходит одновременно с выполнением. Требуется постоянный контроль со стороны руководителя проекта, чтобы работа шла без сбоев.
  5. Закрытие: на этом этапе выполняются важные заключительные задачи проекта, включая сдачу проекта клиенту и документирование результатов проекта.

После выполнения этих шагов можно сказать, что проект успешно реализован.

Как управление проектами помогает управлять проектами

Проекты могут быть очень сложными, требующими огромных усилий и ресурсов. Независимо от цели, использование принципов управления проектами поможет реализации инициативы.Без надлежащих принципов управления проектами проекты будут выполняться бессистемно и подвергаться гораздо более высокому риску

.

Знание основ управления проектами повышает шансы на успешное завершение проекта. Независимо от того, в какой отрасли или нише находится организация, методологии и структуры управления проектами позволяют им направлять проект в правильном направлении.

Планирование проекта: что это такое и шаги по созданию плана

К

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это дисциплина, касающаяся того, как завершить проект в определенные сроки, обычно с определенными этапами и назначенными ресурсами.Одно представление планирования проекта делит деятельность на следующие этапы:

  • постановка измеримых целей
  • определение результатов
  • планирование
  • задачи планирования

Вспомогательные планы могут охватывать человеческие ресурсы, методы коммуникации и управление рисками.

Предприятия часто имеют руководство по планированию проектов в области информационных технологий, в котором указаны используемые процессы. Инструменты, используемые для планирования частей плана, включают диаграммы Ганта и диаграммы PERT.

Почему планирование проекта важно?

Планирование проекта важно на каждом этапе проекта. В нем излагаются основы проекта, включая следующее:

  • прицел
  • цели
  • голов
  • расписание

Планирование позволяет руководителям проектов воплотить неосязаемую идею в реальность. Ключевые цели планирования включают следующее:

  • облегчают общение и обеспечивают центральный источник информации для проектного персонала;
  • помочь спонсору проекта и другим ключевым заинтересованным сторонам узнать, что требуется;
  • определить, кто будет выполнять определенные задачи, а также когда и как эти задачи будут выполняться;
  • облегчают управление проектом и контроль за его ходом;
  • обеспечивают эффективный мониторинг и управление проектом;
  • управлять рисками проекта; и
  • создать обратную связь, полезную для следующего этапа планирования проекта.
Руководители проектов должны обладать различными навыками. См. дюжину, которая действительно имеет значение.

Каковы компоненты плана проекта?

План проекта состоит из трех основных частей: объема, бюджета и графика. Они включают следующие аспекты:

  • Объем. Объем определяет, что будет делать команда проекта, а что нет. Он принимает видение команды, чего хотят заинтересованные стороны и требования заказчика, а затем определяет, что возможно.В рамках определения масштаба проекта руководитель проекта должен установить цели производительности.
  • Бюджет. Руководители проектов оценивают, какая рабочая сила и другие ресурсы потребуются для достижения целей проекта, чтобы оценить стоимость проекта.
  • Хронология. Показывает ожидаемую продолжительность каждого этапа проекта и включает в себя график контрольных точек, которые будут выполнены.

Как создать план проекта?

Планирование проекта включает следующие 10 шагов:

  1. Определение заинтересованных сторон. К заинтересованным сторонам относятся все, кто заинтересован в проекте. В их число могут входить заказчик или конечный пользователь, члены проектной группы, другие люди в организации, которую затронет проект, а также сторонние организации или заинтересованные лица.
  2. Определение ролей. Роль каждой заинтересованной стороны должна быть четко определена. Однако некоторые люди будут выполнять несколько ролей.
  3. Представьте заинтересованные стороны. Проведите встречу, чтобы собрать вместе заинтересованные стороны и объединить видение проекта.Охватываемые темы должны включать объем, цели, бюджет, график и роли.
  4. Ставьте цели. Возьмите то, что было почерпнуто на встрече, и доработайте его до плана проекта. Он должен включать цели и результаты, которые определяют, к чему приведет продукт или услуга.
  5. Приоритизация задач. Перечислите задачи, необходимые для достижения целей, и расставьте их приоритеты на основе важности и взаимозависимости. Диаграмма Ганта может быть полезна для отображения зависимостей проекта.
  6. Создайте расписание. Установите график, учитывающий ресурсы, необходимые для выполнения всех задач.
  7. Оценка рисков. Определите риски проекта и разработайте стратегии их снижения.
  8. Связь. Поделитесь планом со всеми заинтересованными сторонами и предоставьте обновленную информацию в том формате и с той периодичностью, которую ожидают заинтересованные стороны.
  9. Повторная оценка. По мере достижения вех пересмотрите план проекта и пересмотрите все области, которые не соответствуют ожиданиям.
  10. Окончательная оценка. После завершения проекта необходимо оценить его эффективность, чтобы извлечь уроки из полученного опыта и определить области, требующие улучшения.
С помощью этих шагов организация может гарантировать, что план проекта надежен и хорошо доведен до сведения.

Каковы 5 этапов проекта?

Проекты обычно проходят пять этапов. Жизненный цикл проекта включает следующее:

  • Инициация определяет цели и задачи проекта.Это также важно, когда рассматривается осуществимость, а также то, как измерить цели проекта.
  • Планирование устанавливает объем проекта. Он устанавливает, какие задачи необходимо выполнить и кто будет их выполнять.
  • Выполнение — это когда создаются результаты. Это самый длительный этап проекта. В ходе выполнения план приводится в действие и при необходимости дополняется.
  • Мониторинг и управление происходят на этапе выполнения и могут рассматриваться как часть одного и того же шага.Этот этап гарантирует, что проект идет по плану.
  • Закрытие и проверка окончательный Контракты закрыты, и окончательные результаты предоставляются клиенту. Оцениваются успехи и неудачи.
Планирование — это второй этап жизненного цикла проекта, но он влияет на все фазы жизненного цикла проекта.

Какие существуют инструменты и программное обеспечение для планирования проектов? Программное обеспечение

для планирования проектов и управления проектами облегчает процесс планирования проектов.Лучшие инструменты поддерживают совместную работу заинтересованных сторон, имеют интуитивно понятный пользовательский интерфейс и обеспечивают встроенное отслеживание времени и выставление счетов.

Некоторые инструменты программного обеспечения для планирования проектов включают следующее:

  • Asana предлагает различные представления проекта в соответствии с предпочтениями команды.
  • ClickUp поставляется с несколькими функциями на основе Agile, включая настраиваемый конструктор автоматизации, который позволяет пользователям создавать повторно используемые шаблоны задач.
  • Freedcamp позволяет пользователям организовывать свои проекты с помощью диаграммы Ганта или Канбана
  • Hive имеет инструмент создания шаблонов в функции управления задачами, который ускоряет создание задач.
  • Scoro представляет собой набор инструментов и включает управление взаимоотношениями с клиентами
  • Trello предоставляет функции Kanban, управление бюджетом, управление ресурсами и функции отслеживания прогресса.
  • Wrike интегрируется с такими инструментами, как Jira, Slack и Dropbox.

Узнайте больше о различных инструментах, помогающих в управлении проектами.

Последнее обновление было в сентябре 2021 г.

Продолжить чтение О планировании проекта: что это такое и 5 шагов для создания плана
Копните глубже в цифровую трансформацию

План проекта — Автоматизация профессиональных услуг

Термин Определение

План проекта определяет цели и задачи проекта, определяет задачи и способы достижения целей, указывает, какие ресурсы потребуются, а также соответствующие бюджеты и сроки выполнения.План проекта определяет всю работу в проекте и определяет, кто будет ее выполнять. Типичный план проекта состоит из: технического задания, списка ресурсов, структурной декомпозиции работ, графика проекта и плана рисков.

Наличие хорошо разработанного плана проекта является одним из важнейших факторов успеха проектов. План проекта — это средство связи и контроля менеджера проекта, которое он может использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта. Планы проекта — это живые документы, которые определяют направление проекта.Планы проекта содержат все документы планирования, являющиеся частью всего процесса. Компоненты плана проекта включают базовые планы, базовые планы управления, управление рисками, качество, закупки, ресурсы и коммуникации.

План проекта определяет роли и обязанности заинтересованных сторон. Менеджер проекта получает ясность и согласие в отношении того, что будет сделано, кем, а также какие решения будет принимать каждая заинтересованная сторона. Описание объема работ является одним из наиболее важных документов в плане проекта.Объем включает бизнес-потребность и бизнес-проблему, цели проекта, результаты и ключевые вехи.

Базовые планы проекта устанавливаются в плане проекта. Эти базовые планы включают в себя объем, график и базовые планы стоимости. Базовый план содержания будет включать в себя все результаты, полученные в рамках проекта. Результаты могут быть преобразованы в структуру декомпозиции работ. Базовые планы расписания и стоимости будут включать оценки времени выполнения каждой задачи и стоимости каждой задачи.Зависимость задач идентифицируется для разработки критического пути.

План проекта также будет включать план изменения содержания, процесс эскалации проблем, план управления рисками и, что наиболее важно, план коммуникаций. Руководители проектов тратят много времени на разработку четких планов проекта. Хорошо продуманный план проекта приводит к плавному выполнению и успешному завершению.

Область применения
Управление проектами

Связанные термины
Критический путь
Диаграмма Ганта
Диаграмма Перта
Менеджер проекта
Запрос на изменение содержания

2.Обзор управления проектами — Управление проектами — 2-е издание

Отправной точкой в ​​обсуждении правильного управления проектами является понимание того, что такое проект и, что не менее важно, чем он не является.

Люди берутся за проекты с самых первых дней организованной человеческой деятельности. Например, охотничьи отряды наших доисторических предков были проектами; это были временные предприятия, направленные на получение мяса для общества.Крупные комплексные проекты тоже давно с нами. Пирамиды и Великая Китайская стена в свое время имели примерно те же размеры, что и проект Аполлона по отправке людей на Луну. Мы часто используем термин «проект» в наших повседневных разговорах. Муж, например, может сказать жене: «Моя главная задача на эти выходные — привести в порядок гараж». Идти на охоту, строить пирамиды и чинить краны — все это объединяет определенные черты, которые делают их проектами.

У проекта есть отличительные атрибуты, отличающие его от текущей работы или бизнес-операций.Проекты носят временный характер. Они не являются повседневным бизнес-процессом и имеют определенные даты начала и окончания. Эта характеристика важна, потому что большая часть усилий по проекту посвящена обеспечению того, чтобы проект был завершен в назначенное время. Для этого создаются расписания, показывающие, когда задачи должны начинаться и заканчиваться. Проекты могут длиться минуты, часы, дни, недели, месяцы или годы.

Проекты существуют для создания продукта или услуги, которых раньше не существовало.В этом смысле проект уникален. Уникальный означает, что это новое; это никогда не было сделано раньше. Может быть, это было сделано очень похожим образом раньше, но никогда не именно таким образом. Например, Ford Motor Company занимается проектированием и сборкой автомобилей. Каждую модель, которую разрабатывает и производит Форд, можно считать проектом. Модели отличаются друг от друга своими функциями и ориентированы на людей с различными потребностями. Внедорожник служит другим целям и клиентуре, чем роскошный автомобиль.Дизайн и маркетинг этих двух моделей — уникальные проекты. Однако фактическая сборка автомобилей считается операцией (т. е. повторяющимся процессом, которому следуют для большинства марок и моделей).

В отличие от проектов, операции являются текущими и повторяющимися. Они включают в себя непрерывную работу без даты окончания, в которой одни и те же процессы повторяются для получения одинаковых результатов. Цель операций состоит в том, чтобы поддерживать функционирование организации, в то время как цель проекта заключается в достижении его целей и завершении.Поэтому операции продолжаются, а проекты уникальны и временны.

Проект считается завершенным, когда достигнуты его цели и задачи. Именно эти цели определяют проект, а также все усилия по планированию и реализации, предпринимаемые для их достижения. Иногда проекты заканчиваются, когда выясняется, что цели и задачи не могут быть достигнуты, или когда продукт или услуга проекта больше не нужны, и проект отменяется.

Определение проекта

Существует много письменных определений проекта.Все они содержат ключевые элементы, описанные выше. Для тех, кто ищет формальное определение проекта, Институт управления проектами (PMI) определяет проект как временное усилие, предпринимаемое для создания уникального продукта, услуги или результата. Временный характер проектов указывает на определенное начало и конец. Конец достигается, когда цели проекта достигнуты или когда проект прекращается, потому что его цели не будут или не могут быть достигнуты, или когда потребность в проекте больше не существует.

При рассмотрении вопроса о том, есть ли у вас проект, следует помнить о некоторых вещах. Во-первых, это проект или текущая операция? Во-вторых, если это проект, кто является заинтересованным лицом? И в-третьих, какие характеристики отличают это начинание как проект?

Проекты имеют несколько характеристик:

  • Проекты уникальны.
  • Проекты носят временный характер и имеют определенные даты начала и окончания.
  • Проекты завершаются, когда цели проекта достигнуты или определено, что проект больше нежизнеспособен.

Успешный проект — это тот, который соответствует ожиданиям заинтересованных сторон или превосходит их.

Рассмотрим следующий сценарий. Вице-президент (вице-президент) по маркетингу предлагает вам потрясающую идею. (Очевидно, что это должно быть «сказочно», потому что он придумал это.) Он хочет установить киоски в местных продуктовых магазинах как мини-офисы. Эти офисы предложат клиентам возможность подписаться на услуги по страхованию автомобилей и жилья, а также оплачивать счета. Он считает, что экспозиция в продуктовых магазинах повысит осведомленность о предложениях компании.Он сказал вам, что высшее руководство уже одобрило проект, и он выделит для этого столько ресурсов, сколько сможет. Он хочет, чтобы новые киоски были установлены в 12 выбранных магазинах в крупном городе к концу года. Наконец, он поручил вам возглавить этот проект.

Ваш первый вопрос должен быть: «Это проект?» Это может показаться элементарным, но часто случается путаница проектов с текущими операциями. Проекты носят временный характер, имеют определенные даты начала и окончания, приводят к созданию уникального продукта или услуги и завершаются, когда их цели и задачи достигнуты и одобрены заинтересованными сторонами.

Используя эти критерии, давайте рассмотрим задание вице-президента по маркетингу, чтобы определить, является ли оно проектом:

  • Является ли он уникальным? Да, потому что в местных продуктовых магазинах нет киосков. Это новый способ предложить услуги компании своей клиентской базе. Хотя услуга, которую предлагает компания, не нова, то, как она представляет свои услуги.
  • Срок действия продукта ограничен? Да, дата начала этого проекта — сегодня, а дата окончания — конец следующего года.Это временное усилие.
  • Есть ли способ определить, когда проект завершен? Да, киоски будут установлены и в них будут предлагаться услуги. Как только все киоски будут установлены и запущены, проект завершится.
  • Есть ли способ определить удовлетворенность заинтересованных сторон? Да, ожидания заинтересованных сторон будут документированы в виде требований в процессе планирования. Эти требования будут сравниваться с готовым продуктом, чтобы определить, соответствует ли он ожиданиям заинтересованных сторон.

Если ответ положительный на все эти вопросы, то у нас есть проект.

Вы определили, что у вас есть проект. Что теперь? Заметки, которые вы набросали на обратной стороне салфетки во время обеда, — это начало, но не совсем хорошая практика управления проектами. Слишком часто организации следуют советам Nike, когда дело доходит до управления проектами, когда они «просто делают это». Выполняется задание, и члены проектной группы сразу же приступают к разработке запрошенного продукта или услуги.В итоге поставленный продукт не соответствует ожиданиям заказчика. К сожалению, многие проекты следуют этому плохо построенному пути, и это является основной причиной большого процента проектов, не достигающих своих первоначальных целей, определенных производительностью, графиком и бюджетом.

В Соединенных Штатах ежегодно тратится более 250 миллиардов долларов на разработку приложений информационных технологий (ИТ) примерно в 175 000 проектов. The Standish Group (бостонский лидер в области исследований эффективности проектов и ценности) выпустила сводную версию своего отчета CHAOS за 2009 год, в котором отслеживается частота неудач проектов в широком диапазоне компаний и отраслей (рис. 2.1).

Рисунок 2.1: Краткий обзор отчета Standish Group CHAOS за 2009 год.

Джим Джонсон, председатель Standish Group, заявил, что «результаты этого года показывают заметное снижение показателей успешности проектов: 32% всех успешных проектов выполняются вовремя, в рамках бюджета, с требуемыми свойствами и функциями, 44% были оспорены — просроченные, с превышением бюджета и/или с недостаточным набором характеристик и функций, а 24% не удалось выполнить, которые были отменены до завершения или доставлены и никогда не использовались.

Когда компании перестанут тратить миллиарды долларов на провальные проекты? Подавляющего большинства этих потерь можно полностью избежать: просто поймите правильные бизнес-потребности (требования) на раннем этапе процесса и убедитесь, что методы управления проектами применяются и соблюдаются, а деятельность проекта отслеживается.

Применение надлежащей дисциплины управления проектами поможет снизить риски. Наличие хороших навыков управления проектами не устраняет полностью проблемы, риски или неожиданности.Ценность хорошего управления проектами заключается в том, что у вас есть стандартные процессы для решения всех непредвиденных ситуаций.

Управление проектом — это применение знаний, навыков, инструментов и методов, применяемых к проектной деятельности, для удовлетворения требований проекта. Управление проектом — это процесс, который включает в себя планирование, претворение плана проекта в жизнь и измерение прогресса и производительности.

Управление проектом включает в себя определение требований вашего проекта и запись того, что всем нужно от проекта.Каковы цели вашего проекта? Когда все понимают цель, гораздо легче удержать их всех на правильном пути. Убедитесь, что вы ставите цели, с которыми все согласны, чтобы избежать конфликтов в команде позже. Понимание и удовлетворение потребностей всех, кого затрагивает проект, означает, что конечный результат вашего проекта с гораздо большей вероятностью удовлетворит ваши заинтересованные стороны. И последнее, но не менее важное: как руководитель проекта вы также будете уравновешивать множество конкурирующих ограничений проекта.

В любом проекте у вас будет ряд проектных ограничений, которые конкурируют за ваше внимание.Это стоимость, объем, качество, риск, ресурсы и время.

  • Стоимость — утвержденный бюджет проекта, включая все необходимые расходы, необходимые для реализации проекта. В организациях менеджеры проектов должны балансировать между тем, чтобы не исчерпать деньги и не недорасходовать средства, потому что многие проекты получают средства или гранты, которые имеют положения контракта с подходом «используй или потеряешь» к проектным средствам. Плохо выполненные бюджетные планы могут привести к тому, что выделенные средства будут потрачены в последнюю минуту.Практически для всех проектов стоимость в конечном счете является ограничивающим фактором; немногие проекты могут выйти за рамки бюджета, не требуя в конечном итоге корректирующих действий.
  • Объем — это то, чего пытается достичь проект. Это влечет за собой всю работу, связанную с достижением результатов проекта, и процессы, используемые для их получения. Это причина и цель проекта.
  • Качество — это сочетание стандартов и критериев, которым должны соответствовать продукты проекта, чтобы они могли работать эффективно.Продукт должен обеспечивать ожидаемую функциональность, решать выявленную проблему и обеспечивать ожидаемые преимущества и ценность. Он также должен соответствовать другим требованиям к производительности или уровням обслуживания, таким как доступность, надежность и ремонтопригодность, а также иметь приемлемую отделку и полировку. Качество проекта контролируется с помощью обеспечения качества (QA), которое представляет собой процесс регулярной оценки общей эффективности проекта, чтобы обеспечить уверенность в том, что проект будет соответствовать соответствующим стандартам качества.
  • Риск определяется потенциальными внешними событиями, которые могут оказать негативное влияние на ваш проект, если они произойдут. Риск относится к комбинации вероятности того, что событие произойдет, и влияния на проект, если событие произойдет. Если сочетание вероятности возникновения и воздействия на проект слишком велико, вам следует определить потенциальное событие как риск и разработать упреждающий план для управления риском.
  • Ресурсы необходимы для выполнения задач проекта.Это могут быть люди, оборудование, объекты, финансирование или что-то еще, что можно определить (обычно кроме рабочей силы), необходимое для завершения деятельности по проекту.
  • Время определяется как время завершения проекта. Время часто является наиболее частым недостатком при разработке проектов. Это отражается в срыве сроков и неполных результатах. Надлежащий контроль расписания требует тщательного определения задач, которые должны быть выполнены, и точных оценок их продолжительности, последовательности, в которой они будут выполняться, и того, как должны распределяться люди и другие ресурсы.Любой график должен учитывать отпуска и праздники.

Возможно, вы слышали о термине «тройное ограничение», которое традиционно состояло только из времени, стоимости и объема. Это основные ограничения конкурирующих проектов, о которых вы должны знать больше всего. Тройное ограничение проиллюстрировано в виде треугольника, чтобы визуализировать работу над проектом и увидеть взаимосвязь между объемом/качеством, графиком/временем и стоимостью/ресурсами (рис. 2.2). В этом треугольнике каждая сторона представляет одно из ограничений (или связанных ограничений), при этом любые изменения любой стороны вызывают изменение других сторон.Лучшие проекты имеют идеально сбалансированный треугольник. Поддерживать этот баланс сложно, потому что проекты подвержены изменениям. Например, если объем увеличивается, стоимость и время могут увеличиться непропорционально. В качестве альтернативы, если сумма денег, которую вы имеете для своего проекта, уменьшается, вы можете сделать столько же, но ваше время может увеличиться.

Рисунок 2.2: Схема тройного треугольника ограничений.

Ваш проект может иметь дополнительные ограничения, с которыми вам придется столкнуться, и как руководитель проекта вы должны сбалансировать потребности этих ограничений с потребностями заинтересованных сторон и целями вашего проекта.Например, если ваш спонсор хочет добавить функциональность к первоначальному объему, вам, скорее всего, потребуется больше денег, чтобы завершить проект, или, если они урежут бюджет, вам придется снизить качество вашего объема, и если вы этого не сделаете, Чтобы получить соответствующие ресурсы для работы над задачами вашего проекта, вам придется расширить свой график, потому что ресурсы, которые у вас есть, требуют гораздо больше времени для завершения работы.

Вы поняли; все ограничения зависят друг от друга. Думайте обо всех этих ограничениях как о классической карнавальной игре «Ударь крота» (рис. 2.3). Каждый раз, когда вы пытаетесь затолкнуть одного крота обратно в нору, вылезает другой. Лучший совет — положиться на свою команду проекта, чтобы сохранить эти родинки на месте.

 

Рисунок 2.3: Whac-a-mol.

Вот пример проекта, в котором качество было снижено из-за фиксированной стоимости проекта. Нефтяная платформа П-36 (рис. 2.4) была крупнейшей в мире добычной платформой на фундаменте, способной перерабатывать 180 000 баррелей нефти в сутки и 5,2 млн кубометров газа в сутки. Расположенная на месторождении Ронкадор в бассейне Кампос, Бразилия, P-36 эксплуатировалась компанией Petrobras.

Рисунок 2.4.: Тонет нефтяная платформа Petrobras P-36.

В марте 2001 года P-36 производил около 84 000 баррелей нефти и 1,3 миллиона кубометров газа в день, когда он был дестабилизирован двумя взрывами и впоследствии затонул на глубине 3900 футов с 1650 короткими тоннами сырой нефти, оставшимися на борту. , погибло 11 человек. Затопление связано с полным отказом в обеспечении качества, а давление с целью увеличения производства привело к тому, что процедуры безопасности были срезаны. Он указан как один из самых дорогих несчастных случаев с ценой в 515 000 000 долларов.

Следующие цитаты принадлежат руководителю Petrobras, в котором говорится о преимуществах сокращения затрат на обеспечение качества и инспекции в рамках проекта.

«Petrobras установила новые глобальные ориентиры для создания исключительного богатства акционеров посредством агрессивной и инновационной программы сокращения затрат на своем производственном предприятии P36».

«Традиционные ограничения были успешно преодолены и заменены новыми парадигмами, соответствующими глобализированному корпоративному рынку.

«Устранение этих ненужных смирительных рубашек позволило поставщикам и подрядчикам проекта предложить высокоэкономичные решения с беспроигрышным бонусом в виде повышения рентабельности для себя».

«Платформа P36 показывает, что будет происходить в нерегулируемой глобальной рыночной экономике 21 века».

Динамические компромиссы между значениями ограничений проекта юмористически и точно описаны на рис. 2.5.

Рисунок 2.5: Хорошо, быстро, дешево: выберите два варианта. Вывеска авторемонтной мастерской. [Описание изображения]

Для того чтобы вы, как менеджер проекта, могли управлять конкурирующими ограничениями проекта и проектом в целом, вы должны привнести в проектную группу некоторые области знаний (рис. 2.11). Это знание области применения, стандартов и правил в вашей отрасли, понимание среды проекта, общие знания и навыки управления, а также навыки межличностного общения.Следует отметить, что отраслевая экспертиза не в определенной области, а экспертиза для запуска проекта. Таким образом, хотя знание типа отрасли важно, у вас будет проектная группа, которая поддержит вас в этом начинании. Например, если вы управляете проектом по строительству нефтяной платформы, от вас не ожидается подробного понимания техники, поскольку в вашей команде будут инженеры-механики и инженеры-строители, которые предоставят соответствующий опыт; тем не менее, было бы определенно полезно, если бы вы понимали этот тип работы.

Давайте рассмотрим каждую из этих областей более подробно.

Знание приложений

Под стандартами мы подразумеваем рекомендации или предпочтительные подходы, которые не обязательно являются обязательными. Напротив, когда речь идет о правилах, мы имеем в виду обязательные правила, которые необходимо соблюдать, например, требования, установленные государством в соответствии с законами. Само собой разумеется, что как профессионал вы обязаны соблюдать все применимые законы и правила, применимые к вашей отрасли, организации или проекту.В каждой отрасли есть стандарты и правила. Знание того, какие из них влияют на ваш проект, до начала работы не только поможет проекту развиваться гладко, но и позволит провести эффективный анализ рисков.

Рисунок 2.6: Области экспертизы, которые руководитель проекта должен привнести в проектную команду.

Некоторые проекты требуют определенных навыков в определенных областях применения. Области применения состоят из категорий проектов, которые имеют общие элементы. Их можно определить по отраслевой группе (фармацевтическая, финансовая и т. д.).), отдел (бухгалтерский учет, маркетинг, юридический и т. д.), технологический (разработка программного обеспечения, инжиниринг и т. д.) или управленческие специальности (закупки, исследования и разработки и т. д.). Эти области применения обычно связаны с дисциплинами, правилами и конкретными потребностями проекта, клиента или отрасли. Например, у большинства государственных учреждений есть особые правила закупок, применимые к их проектам, которые не применимы в строительной отрасли. Фармацевтическая промышленность заинтересована в правилах, установленных государственными регулирующими органами, в то время как автомобильная промышленность практически не интересуется ни одним из этих типов правил.Вам нужно быть в курсе событий в своей отрасли, чтобы эффективно применять свои знания. Сегодняшние стремительные достижения могут довольно быстро оставить вас позади, если вы не будете в курсе текущих тенденций.

Наличие определенного уровня опыта в той прикладной области, в которой вы работаете, даст вам преимущество, когда дело доходит до управления проектами. Хотя вы можете пригласить экспертов, обладающих знаниями в области приложений, вам не помешает разобраться в конкретных аспектах областей применения вашего проекта.

Понимание среды проекта

Существует множество факторов, которые необходимо понимать в среде вашего проекта (рис. 2.7). На одном уровне вам нужно думать с точки зрения культурной и социальной среды (то есть людей, демографии и образования). Международная и политическая среда — это то, где вам нужно понимать культурное влияние разных стран. Затем мы переходим к физической среде; здесь мы думаем о часовых поясах. Подумайте о разных странах и о том, насколько по-разному будет выполняться ваш проект, независимо от того, осуществляется ли он только в вашей стране или если в нем участвует международная проектная группа, распределенная по всему миру в пяти разных странах.

Рисунок 2.7: Важные факторы, которые следует учитывать в среде проекта.

Из всех факторов легче всего понять физические, а культурные и международные факторы часто неправильно понимают или игнорируют. То, как мы взаимодействуем с клиентами, заказчиками или участниками проекта из других стран, может иметь решающее значение для успеха проекта. Например, культура Соединенных Штатов ценит достижения и индивидуализм. Американцы, как правило, неформальны и называют друг друга по имени, даже если они только что встретились.Европейцы, как правило, более формальны, используют фамилии вместо имен в деловой обстановке, даже если они хорошо знают друг друга. Кроме того, их стиль общения более формальный, чем в США, и хотя они склонны ценить индивидуализм, они также ценят историю, иерархию и лояльность. Японцы, с другой стороны, склонны к непрямому общению и считают себя частью группы, а не отдельными людьми. Японцы ценят тяжелую работу и успех, как и большинство из нас.

Способ получения продукта может сильно зависеть от международных культурных различий.Например, в 1990-е годы, когда многие крупные американские и европейские телекоммуникационные компании осваивали новые рынки в Азии, культурные различия их клиентов часто приводили к неожиданным ситуациям. Западные компании планировали, что их телефонные системы будут работать в Азии так же, как в Европе и США. Но протокол разговора был другим. Ожидание вызова, популярная функция на Западе, считается невежливым в некоторых частях Азии. Этой культурной ошибки можно было бы избежать, если бы команда уловила требования к среде проекта и привлекла заказчика.

Зачастую самые простые вещи могут стать причиной неприятностей, поскольку, что неудивительно, в разных странах люди ведут себя по-разному. Один из самых известных примеров этого также является одним из самых простых: форматы даты. Какой день и месяц 08.02.2009? Конечно, это зависит от того, откуда вы; в Северной Америке это 8 февраля, а в Европе (и большей части остального мира) — 2 августа. Очевидно, что при определении графиков и сроков важно, чтобы всем был понятен используемый формат.

Разнообразие обычаев и культур и их влияние на продукты в целом и на программное обеспечение в частности выходит далеко за рамки вопроса даты. Возможно, вы управляете проектом по созданию нового веб-сайта для компании, которая продает товары по всему миру. Необходимо учитывать вопросы языка и стиля презентации; преобразования сайта на разные языки недостаточно. Очевидно, что вам нужно убедиться, что перевод правильный; однако уровень представления будет иметь собственный набор требований для разных культур.Левая сторона веб-сайта может быть первым объектом внимания канадца; правая сторона будет первоначальным фокусом для любого с Ближнего Востока, поскольку и арабский, и иврит пишутся справа налево. Цвета также имеют разное значение в разных культурах. Белый, который является признаком чистоты в Северной Америке (например, свадебное платье невесты) и, следовательно, был бы предпочтительным фоновым цветом в Северной Америке, означает смерть в Японии (например, погребальный саван). В таблице 2.1 приведены различные значения общих цветов.

Таблица 2.1: Значение цветов в различных культурах.
Цвет США Китай Япония Египет Франция
Красный Опасность, остановись Счастье Гнев, опасность Смерть Аристократия
Синий Грусть, меланхолия Небеса, облака Злодейство Добродетель, вера, истина Свобода, мир
Зеленый Новичок, ученик Династия Мин, небеса Будущее, молодость, энергия Плодородие, сила Преступность
Желтый Трусость Рождение, богатство Грейс, благородство Счастье, благополучие Временный
Белый Чистота Смерть, чистота Смерть Радость Естественность

Менеджеры проектов в мультикультурных проектах должны понимать аспекты культуры и стараться изучить соответствующие обычаи, вежливость и деловые протоколы, прежде чем брать на себя ответственность за управление международным проектом.Менеджер проекта должен учитывать эти различные культурные влияния и то, как они могут повлиять на завершение проекта, график, объем и стоимость.

Знания и навыки управления

Как руководитель проекта, вы должны полагаться на свои знания в области управления проектами и общие навыки управления. Здесь мы думаем о таких вещах, как ваша способность планировать проект, выполнять его должным образом и, конечно же, контролировать его и доводить до успешного завершения, а также ваша способность направлять команду проекта для достижения целей проекта и балансировки ограничений проекта.

Управление проектами — это больше, чем просто выполнение работы. Неотъемлемыми элементами процесса управления проектами являются общие навыки управления, которые позволяют менеджеру проекта завершить проект с определенным уровнем эффективности и контроля. В некоторых отношениях управление проектом похоже на ведение бизнеса: есть риски и выгоды, финансовая и бухгалтерская деятельность, вопросы управления персоналом, тайм-менеджмент, управление стрессом и цель существования проекта. Общие управленческие навыки необходимы в каждом проекте.

Навыки межличностного общения

И последнее, но не менее важное: вы также должны привнести в проект способность управлять личными отношениями и решать кадровые вопросы по мере их возникновения. Здесь речь шла о ваших навыках межличностного общения, как показано на рис. 2.8.

Связь

Руководители проектов тратят 90% своего времени на общение. Поэтому они должны быть хорошими коммуникаторами, способствуя четкому и недвусмысленному обмену информацией. Как менеджер проекта, ваша работа заключается в том, чтобы информировать большое количество людей.Очень важно, чтобы ваш проектный персонал знал, что от них ожидается: что они должны делать, когда они должны это делать, с какими бюджетными и временными ограничениями и требованиями к качеству они работают. Если сотрудники проекта не знают, каковы их задачи или как их выполнить, весь проект остановится. Если вы не знаете, что делает (или часто не делает) персонал проекта, вы не сможете контролировать ход проекта. Наконец, если вы не уверены в том, чего ждет от вас заказчик, то проект даже не сдвинется с мертвой точки.Таким образом, коммуникацию по проекту можно резюмировать как знание того, «кому нужна какая информация и когда», и обеспечение ее наличия.

Рисунок 2.8: Навыки межличностного общения, необходимые менеджеру проекта.

Все проекты требуют надежных планов коммуникации, но не все проекты будут иметь одинаковые типы коммуникации или одни и те же методы распространения информации. Например, будет ли информация распространяться по почте или по электронной почте, существует ли общий веб-сайт или требуются ли личные встречи? План управления коммуникациями документирует, как будут удовлетворяться коммуникационные потребности заинтересованных сторон, включая типы информации, которая будет передаваться, кто будет ее передавать и кто ее получит; методы, используемые для общения; время и частота общения; метод обновления плана по ходу проекта, включая процесс эскалации; и глоссарий общих терминов.

Влияние

Управление проектами заключается в достижении цели. Каждая организация отличается своей политикой, способами работы и лежащей в основе культурой. Существуют политические союзы, различные мотивы, конфликтующие интересы и борьба за власть. Менеджер проекта должен понимать все невысказанные влияния на работу внутри организации.

Лидерство

Лидерство — это способность мотивировать и вдохновлять людей работать для достижения ожидаемых результатов.Лидеры вдохновляют видение и сплачивают людей вокруг общих целей. Хороший менеджер проекта может мотивировать и вдохновить проектную команду, чтобы увидеть видение и ценность проекта. Менеджер проекта как лидер может вдохновить команду проекта на поиск решения для преодоления предполагаемых препятствий на пути к выполнению работы.

Мотивация

Мотивация помогает людям работать более эффективно и добиваться лучших результатов. Мотивация — это постоянный процесс, которым должен руководить руководитель проекта, чтобы помочь команде двигаться к завершению со страстью и серьезной причиной для завершения работы.Мотивация команды достигается с помощью различных тимбилдинговых техник и упражнений. Построение команды — это просто объединение разнородной группы людей для совместной работы максимально эффективным и результативным образом. Это может включать управленческие мероприятия, а также индивидуальные действия, направленные на повышение эффективности работы команды.

Признание и награды являются важной частью мотивации команды. Это формальные способы признания и поощрения желательного поведения, и они наиболее эффективны, когда их осуществляют управленческая команда и руководитель проекта.Учитывайте индивидуальные предпочтения и культурные различия при использовании наград и признания. Некоторым людям не нравится, когда их узнают перед группой; другие процветают на этом.

Переговоры

Руководители проектов должны вести переговоры на благо проекта. В любом проекте руководитель проекта, спонсор проекта и команда проекта должны будут вести переговоры с заинтересованными сторонами, поставщиками и клиентами, чтобы достичь уровня согласия, приемлемого для всех сторон, участвующих в переговорном процессе.

Решение проблем

Решение проблем — это способность понять суть проблемы, найти жизнеспособное решение, а затем принять решение реализовать это решение. Отправной точкой для решения проблем является определение проблемы. Определение проблемы — это способность понять причину и следствие проблемы; это сосредоточено на анализе первопричин. Если менеджер проекта лечит только симптомы проблемы, а не ее причину, симптомы будут сохраняться и продолжаться на протяжении всего проекта.Хуже того, лечение симптома может привести к еще большей проблеме. Например, увеличение номинала предохранителя в автомобиле из-за того, что старый продолжает перегорать, не решает проблему короткого замыкания, которое может привести к пожару. Анализ первопричины направлен не только на непосредственные симптомы, но и на причину симптомов, что затем дает возможности для решения. Как только корень проблемы определен, необходимо принять решение для ее эффективного решения.

Решения могут быть представлены поставщиками, командой проекта, руководителем проекта или различными заинтересованными сторонами.Жизнеспособное решение фокусируется не только на проблеме; он смотрит на причину и следствие самого решения. Кроме того, необходимо своевременное решение, иначе окно возможностей может пройти, и тогда потребуется новое решение для решения проблемы. Как и в большинстве случаев, худшее, что вы можете сделать, это ничего не делать.

Все эти навыки межличностного общения будут использоваться во всех областях управления проектами. Начните практиковаться прямо сейчас, потому что эти навыки гарантированно пригодятся вам в вашем следующем проекте.

Описания изображений

Рис. 2.5 Описание изображения: Знак гласит: «Мы можем сделать хорошую, быструю и дешевую работу. Вы можете иметь любые два, но не все три. 1. Хорошая, быстрая работа не будет дешевой. 2. Хорошая, дешевая работа не будет быстрой. 3. Быстрая и дешевая работа не годится». [Вернуться к рисунку 2.5]

Атрибуты текста

Овладейте ключевыми элементами эффективного планирования проектов сегодня

Планирование проектов имеет решающее значение для успеха проекта, но оно не существует в вакууме.Это часть цикла управления проектом, состоящего из четырех отдельных фаз: инициация, планирование, выполнение и закрытие. Планирование необходимо по нескольким причинам; это гарантирует, что:

  • Проекты выполняются четко по плану
  • Вы выполняете проекты вовремя и в рамках бюджета
  • У всех есть общее понимание целей проекта
  • Каждый понимает свою роль в достижении этих целей
  • Вы можете лучше управлять временем, затратами и рисками
  • У вас есть система раннего предупреждения: отслеживая прогресс в соответствии с планом, вы можете определить, когда есть отклонения, которые могут повредить проекту.
  • Вы излагаете все свои мысли на бумаге и можете разбить проект на управляемые части

Конечно, успех проекта зависит от того, насколько хорошо вы его спланируете. Хорошая новость заключается в том, что планирование проекта не сложно. И вам определенно не нужно делать все возможное, следуя комплексным подходам к управлению проектами.

Вам просто нужно убедиться, что вы включили эти восемь простых элементов эффективного планирования проекта, специально разработанных для вас — владельца малого бизнеса.

8 ключевых элементов эффективного планирования проекта

В любом проекте важны детали. Но проблема в том, что когда вы начинаете новый проект, может быть сложно определить эти детали, что может вызвать перегрузку. Эта перегруженность может способствовать тому, что проект так и не сдвинется с мертвой точки.

Лучший подход — сосредоточиться на основных этапах и целях. Чтобы помочь вам в этом, вот 8 важнейших элементов, которые вы должны включить в процесс планирования проекта.

1. Определение потребностей заинтересованных сторон

К заинтересованным сторонам относятся все, кого затрагивает проект. Это могут быть конечные пользователи, сотрудники, спонсоры проекта и клиенты. В любом случае необходимо учитывать все заинтересованные стороны и их потребности.

Определите заинтересованные стороны, встретьтесь с ними, запишите и определите приоритеты их потребностей. Если вы все еще пытаетесь расставить приоритеты, используйте Матрицу решений Эйзенхауэра, которая поможет вам расставить приоритеты на основе срочности и важности.

Однако при встрече с заинтересованными сторонами убедитесь, что вы ведете структурированный разговор.Вы не хотите, чтобы ваши заинтересованные стороны ввели вас в заблуждение, что может означать, что в конце встречи все, что у вас останется, — это длинный список желаний, которые не имеют отношения к проекту.

Вы хотите сохранить суть и перечислить только то, что важно для проекта. Во что бы то ни стало, признайте другие проблемы и требования, но дайте им понять, что вы не считаете эти моменты актуальными прямо сейчас. Вместо этого предложите «припарковать» их на потом.

2. Умные цели проекта

Исходя из потребностей заинтересованных сторон, сформулируйте цели проекта.Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и своевременными. Рассмотрим эти две цели:

  • Увеличить посещаемость сайта
  • Увеличить посещаемость сайта клиента на 50% 21 августа 2018 г.

Вторая цель гораздо более конкретна и дает вам четкий прогноз того, чего вы хотите достичь. Вы можете использовать его в качестве эталона для измерения того, насколько хорошо вы увеличили трафик.

Цель «увеличить трафик веб-сайта» означает, что увеличение трафика на 1% будет успешным.И я уверен, что это не то, чего вы хотели бы.

3. Четкие результаты и сроки

Какие конкретные продукты или услуги вам нужно предоставить вашему клиенту? Это ваши результаты, и для каждого результата вы должны установить срок выполнения.

Результатом «увеличения трафика веб-сайта» может быть «предоставление ежемесячных отчетов о трафике» или даже «улучшение внутренней и внешней SEO-оптимизации». SEO на странице относится к оптимизации страниц вашего сайта для улучшения SEO. SEO вне страницы относится к методам, которые вы можете использовать для улучшения рейтинга в поисковых системах, которые выходят за рамки вашего сайта, например, продвижение в социальных сетях.

4. Подробное расписание проекта

Ваши расписания включают результаты, задачи для каждого результата, сроки выполнения каждой задачи и результата, а также тех, кто будет их выполнять.

Назначение задач каждому результату

Разбивая каждый результат на управляемые задачи, вам будет легче достичь целей вашего проекта. Думайте обо всем проекте как о торте. Каждый кусочек — это результат, а каждый кусочек кусочка — небольшая задача.

Если улучшение SEO на странице является вашим результатом, задача может состоять в том, чтобы публиковать четыре сообщения в блоге в месяц в рамках вашей стратегии ведения блога.

Укажите сроки выполнения задач и ответственных лиц

Убедитесь, что вы указали сроки выполнения этих задач и тех, кто будет их выполнять. Уточняя, кто несет ответственность, вы впоследствии избегаете недоразумений.

Определение зависимостей

Вы также хотите посмотреть на зависимости. Существуют ли конкретные задачи, выполнение которых зависит от выполнения других задач? Например, вам может потребоваться одобрение клиентом дизайна, прежде чем вы сможете отправить его на печать.

Как создать эти расписания

Вы можете провести мозговой штурм с членами команды на доске и бумаге или использовать онлайн-приложения для совместной работы, такие как Trello или FreshBooks, для управления проектами. Эти приложения особенно полезны, если вы руководите удаленной командой.

Например, Trello позволяет организовывать проекты, комбинируя списки, карточки и доски. Доски могут быть вашими результатами и списками задач, назначенных определенным людям. По мере выполнения задач вы можете перемещать карточки Trello в процессе проекта.

5. Определенные роли и обязанности

Помимо указания того, кто отвечает за каждую конкретную задачу, вам также необходимо определить все роли. Сюда входит указание того, кто отвечает за весь проект, за каждый результат, каковы клиентские роли и кто перед кем отчитывается.

Например, автор контента может отвечать за создание сообщений в блоге и отчитываться перед редактором контента, который управляет командой авторов и расписанием контента. Контент-директор, в свою очередь, подчиняется директору проекта и так далее.

Определение ролей, обязанностей и структур отчетности гарантирует, что каждый знает, что от него требуется, и сохраняет ответственность на протяжении всего проекта.

Но помните, что независимо от того, насколько определены роли и обязанности, вам нужны регулярные проверки, чтобы убедиться, что все идет по плану. Эти проверки могут принимать форму встреч, еженедельных отчетов или коротких ежедневных бесед с использованием вашего любимого программного обеспечения для управления проектами.

Для некоторых контрольных точек в проекте также может потребоваться одобрение клиента, прежде чем вы сможете перейти к следующему этапу.Например, если вы разрабатываете сайт, вам может потребоваться раз в неделю связываться с клиентом, чтобы убедиться, что внесенные вами изменения соответствуют тому, что он хочет. Ваш клиент должен понимать, что его вклад играет роль в продвижении проекта вперед.

6. Затраты на проект, помогающие выявить недостатки

В любом плане должны быть указаны авансовые расходы, чтобы можно было распределять бюджеты и выявлять дефицит. Вы можете справиться с этими недостатками, используя проверенные способы получения большего оборотного капитала.

Кроме того, у вас должен быть план мониторинга и контроля затрат. Это позволит вам оставаться в рамках бюджета и может включать в себя регулярные встречи команды и встречи с клиентом.

Эти встречи важны, потому что превышение бюджета иногда неизбежно. Но, отслеживая клиентов и общаясь с ними, вы столкнетесь с меньшим сопротивлением, когда скажете им, что у вас превышен бюджет и что им, возможно, придется заплатить больше.

7. План коммуникаций, поддерживающий продвижение проекта

Успех любого проекта зависит от хорошего общения.Вы должны сообщать об изменениях проекта. Вы также должны общаться и сообщать клиенту, когда вам нужен его вклад. Так оно и есть. Все это является частью вашего плана коммуникации, в котором должно быть указано:

  • Как часто вы будете общаться с заинтересованными сторонами проекта. Будет ли это ежедневно, еженедельно или ежемесячно?
  • Обновления, которые клиент ожидает получить: это личные встречи, еженедельные отчеты о состоянии, отправленные по электронной почте или даже по телефону?
  • Как часто клиент ожидает получать эти обновления
  • Контрольные точки проекта, которые требуют ввода данных клиентом, прежде чем проект сможет продолжить работу
8.Правильный процесс и системы для отслеживания и управления проектами

Все семь предыдущих пунктов являются важной частью процесса планирования, но часто упускают из виду процессы:

  • Какие процедуры вы будете использовать для общения с членами команды?
  • Какие системы вы будете использовать для отслеживания проектов?
  • Будете ли вы предоставлять клиентам информацию о проекте?
  • Должен ли он иметь доступ к вашим инструментам планирования?
  • Как вы обеспечите выполнение того, чего хочет ваш клиент?

Теперь вы можете создавать все эти расписания в электронной таблице и управлять проектами и общением по электронной почте и телефону.Проблема в том, что это часто приводит к недопониманию. Не говоря уже о бесконечном копании в папке «Входящие» в поисках писем и файлов. И давайте не будем забывать о проблемах управления удаленной командой?

К счастью, есть лучший способ (о котором мы упоминали ранее): онлайн-приложения для совместной работы для управления проектами. Помимо Trello, другие платформы, такие как FreshBooks, позволяют беспрепятственно сотрудничать и обмениваться информацией о существующих проектах.

Вы можете приглашать сотрудников и клиентов к сотрудничеству, эффективно предоставляя им доступ к вашим инструментам планирования.Более того, вся информация хранится в облаке, поэтому вам не придется тратить время на ее поиск.

Заключение

Планирование проекта не происходит в вакууме и является важной частью жизненного цикла управления проектом. Это помогает вам лучше управлять своим временем, ресурсами и командой и гарантирует, что все находятся на одной волне.

Но успех проекта будет зависеть от четкого плана, включающего 8 основных элементов:

  1. Определение потребностей заинтересованных сторон
  2. Умные цели проекта
  3. Четкие результаты и сроки
  4. Подробное расписание проекта
  5. Четко определенные роли
  6. Стоимость проекта
  7. План коммуникации
  8. Правильные системы и процессы

Я что-то пропустил? Используете ли вы какие-либо из этих элементов для планирования своих проектов?

.

About Author


alexxlab

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.